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Transparent, effizient und den Bewerber immer im Blick: Mazda Deutschland nutzt die webbasierte eRECRUITING-Lösung von MHM HR

Ständige Innovation und technische Höchstleistung prägen die Automobilbranche seit Anbeginn. Man denke nur an aktuelle Themen wie Elektro-, Hybrid- und selbst fahrende Autos. Um in dieser dynamischen Welt bestehen zu können, braucht es vor allem die richtigen Mitarbeiter. Der Automobilhersteller Mazda Motors (Deutschland) mit rund 150 Mitarbeitern in Leverkusen setzt daher seit Anfang 2015 auf die eRECRUITING-Lösung des Stuttgarter Softwareherstellers MHM HR. Zudem wird das System auch von Mazda Europa und vom Mazda Forschungs- und Entwicklungszentrum in Oberursel genutzt.

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Die Herausforderung

Vor der Einführung des eRECRUITING-Systems von MHM HR liefen bei Mazda noch viele Arbeitsschritte manuell ab. Bewerberdaten mussten von Hand in eine Datenbank eingegeben werden. „Das war aufwendig, fehleranfällig und einfach nicht mehr zeitgemäß“, findet Personalreferentin Nadja Mayer von Mazda Deutschland. Gab es bereits einen Austausch zwischen Kandidat und einem Mitarbeiter der Personalabteilung, lief dies häufig per E-Mail ab; der Nachrichtenverlauf wurde zwar zentral gespeichert, aber es gingen manchmal trotzdem Informationen verloren und nicht jeder der beteiligten Mitarbeiter war auf dem gleichen Informationsstand.

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Die Anforderungen

Zentrale Anforderungen an ein Rekrutierungstool waren daher eine verbesserte Nutzererfahrung und eine vereinfachte Bedienung des Systems. Sowohl der Bewerber als auch die Personalabteilung sollte von der technologiegestützten Lösung profitieren. „Wir legen großen Wert auf persönlichen Kontakt und stellen den Menschen in den Fokus des Geschehens, nicht die Prozesse. Deshalb war ein wichtiges Kriterium für die Auswahl des geeigneten Bewerbermanagementtools, dass der Kontakt zwischen unseren Bewerbern und unseren HR-Mitarbeitern von Anfang an dokumentiert und transparent gehalten wird“, so Mayer weiter.

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Die Lösung

Zu diesem Zweck wurden mehrere Anbieter evaluiert. Der Zuschlag ging schließlich an MHM eRECRUITING, eine webbasierte Lösung des Stuttgarter Softwareherstellers MHM HR. Dabei wurden die grundsätzlichen Strukturen von MHM übernommen und dann einzelne Bedienelemente gemäß den Anforderungen von Mazda individuell angepasst. „Wir wollten es so einfach wie möglich halten und nur die Stammdaten der Kandidaten durch das System erfassen, weil wir ja die weiteren Informationen dann auch über die Dokumente erhalten“, sagt Mayers Kollegin Annika Fischer. Über die Lösung kann das Unternehmen jetzt sämtliche Prozessschritte – von der Stellenausschreibung über die Onlinebewerbung bis hin zur endgültigen Einstellung – abwickeln. „Wir haben mit der neuen Lösung die E-Mail-Bewerbung abgelöst und müssen nun unsere Bewerberdatenbank nicht mehr manuell pflegen“, so Fischer.

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Die Vorteile

Sucht das Unternehmen einen neuen Mitarbeiter, muss es nun nicht mehr eine Agentur für die Ausschreibung briefen, sondern pflegt die Kriterien und Informationen über die neue Stelle direkt in das Onlinesystem ein. Die Position erscheint daraufhin umgehend auf der Karriereseite von Mazda. Damit ist die Handbremse für das Bewerbermanagement gelöst. Hier, so betont Mayer, sei das System äußerst flexibel: Weder müsse der Bewerber eine festgelegte Anzahl an Dateien hochladen, noch gebe es eine Größenbegrenzung. Dank einer Kommunikationshistorie bleibt jeder Personaler über den Austausch mit dem Bewerber im Bilde – zu jedem Zeitpunkt. Die zentrale Speicherung der Kommunikationsdaten erleichtert so die Abwicklung einer Bewerbung im Vergleich zu dem vorherigen E-Mail-Prozess enorm.

Von der Transparenz profitieren letztlich auch die Kandidaten, weil Pannen eliminiert werden, bei denen etwa nach einem Sachbearbeiterwechsel der Kandidat nach Information gefragt wird, die er schon geliefert hat. Einschlägige HR-Kennzahlen, die durch das System jetzt ausgewertet werden können, sind ein weiterer Gewinn durch das neue eRECRUITING-System von MHM HR. So lässt sich beispielsweise die „Time to Hire“ nachvollziehen. Wichtig im Hinblick auf den vorherrschenden Fachkräftemangel ist auch die Funktionalität der MHM HR-Software, Bewerber in einen standortübergreifenden Talentpool aufzunehmen. Mit einem Klick kann ein Kandidat der Speicherung seiner Bewerbung zustimmen. Eine Win-win-Situation für beide Seiten: erhöhte Chancen auf einen Job für den Bewerber und für Mazda ein Netzwerk an Talenten, auf das das Unternehmen zugreifen kann.

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Das Ergebnis

Bereits jetzt gestaltet sich das Bewerbermanagement bei Mazda Deutschland wesentlich effizienter, benutzerfreundlicher und transparenter als vor dem Einsatz der eRECRUITING-Software. „Dank des neuen Bewerbermanagementsystems sind unsere Prozesse nun schlanker und anwenderfreundlicher. Der Bewerber gibt nun seine Stammdaten über das System direkt ein und wir können darauf zugreifen. Das bedeutet für ihn eine schnelle und unkomplizierte Bewerbung und für uns im Gegenzug auch einen guten Überblick über die Bewerberdaten“, fasst Fischer die Vorteile der Onlinelösung von MHM HR zusammen.


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