Anwenderbericht: Habila

Eine Lösung, die auch den Betriebsrat sofort überzeugt Habila setzt beim Bewerbermanagement auf MHM-HR

Die Herausforderung

Eine Herausforderung war, dass Großstandorte mehrere Ausschreibungen zu einem Thema hatten. Dadurch war zunächst nicht klar erkennbar, welche Bewerbungen welches Haus betrafen. Dieses Problem ließ sich jedoch schnell mit einer Zusatzfeldfunktion beheben. So konnten für einen Großstandort zum Beispiel zwölf Unteradressen angelegt werden. Diese sind so hinterlegt, dass auch Google for Jobs sie einlesen kann. Der zuständige Sachbearbeiter sieht nun sofort, welche Stelle welcher Einrichtung zugeordnet ist. Philipp Schneider freut sich: „Das Schöne ist, dass die Programmstruktur sehr stringent aufgebaut ist. Es gibt einen klaren Ablauf, wie der Prozess durchgehen muss. Und trotzdem kann man an manchen Stellen anpassen und Zusatzinformationen einpflegen. Insofern gab es eigentlich keine Probleme, die wir nicht hätten konstruktiv lösen können.“

Die Anforderungen

Die Verwaltungszentrale der Habila befindet sich in Tübingen, die einzelnen Standorte agieren aber weitgehend autonom. Eine Analyse der Personalgewinnung ergab 2017, dass es große Unterschiede gab, wie die Standorte ihr Bewerberverfahren durchführten: Während die einen noch Eingangsbestätigungen per Post verschickten, hatten andere bereits einen digitalen Workflow. Schnell war klar, dass Optimierungsbedarf bestand. Da zudem die DSGVO umgesetzt werden musste, beschloss die Habila, ein einheitliches, standortübergreifendes Bewerbermanagement-System einzuführen. Denn mit dem bisherigen Flickenteppich an Verfahren war es schwer, die Datenschutzvorgaben einzuhalten.

2018 begann das Unternehmen damit, nach einer geeigneten Lösung zu suchen. Da in dieser Zeit eine Umfirmierung bevorstand, setzte man sich auch mit dem Markenbildungsprozess auseinander. Daher wünschte sich die Habila ein System, mit dem sich neben dem Bewerbermanagement auch die verschiedenen dezentralen Unternehmensauftritte unter der neuen Marke vereinheitlichen ließen. Nachdem die Projektverantwortlichen einige Lösungen evaluiert hatten, stand die Entscheidung schnell fest. Philipp Schneider, Referent Personalcontrolling bei der Habila, erinnert sich: „MHM HR hat uns sofort überzeugt. Die Lösung bietet genau das, was wir brauchen, zu Konditionen, die für uns passen. Besonders gefallen hat uns, wie das Thema Datenschutz umgesetzt ist. Außerdem ist die Lösung so schön unkompliziert. Wir können die Benutzerverwaltung zum Beispiel selbst machen und müssen uns dafür nicht jedes Mal an ein kostspieliges Servicecenter wenden.“

Auch die fünf verschiedenen Betriebsratsgremien der Habila waren nach einer Vor-Ort-Präsentation schnell überzeugt und unterstützten die Einführung des neuen Systems.

Das Ergebnis

Für den neuen Markenauftritt hat die Habila neue, auf verschiedene Bewerbergruppen abgestimmte Stellenangebote designt. Die Anzeigenschaltung ist direkt mit dem Bewerbungsprozess im System gekoppelt. Dabei ermöglicht es die Multiposting-Funktion, eine Ausschreibung automatisch auf verschiedenen Kanälen zu platzieren. Liegt bei einem Bewerber offensichtlich eine Schwerbehinderung vor, wird die örtliche Schwerbehindertenvertretung in den kompletten Auswahlprozess eingebunden. Auch dieser Fall ist im System abgebildet.

Unterlagen von qualifizierten Bewerbern, die für die ausgeschriebene Stelle keine Zusage erhalten, kann die Habila nach deren Einverständnis im Talentpool speichern. So kann sie die Kandidaten bei künftigen Besetzungen direkt kontaktieren und spart sich im besten Fall eine Ausschreibung. Möchte ein Bewerber andererseits, dass seine Daten gelöscht werden, ist auch dieses schnell und einfach möglich, sodass sich die Datenschutzanforderungen unkompliziert einhalten lassen.

Insgesamt ist das Bewerberverfahren jetzt an allen Standorten einheitlich, schneller und einfacher geworden. Unterlagen müssen nicht mehr per Post verschickt werden und gehen nicht mehr unter Papierstapeln verloren. Bewerber erhalten zeitnah Rückmeldung. Zudem sind interne Verantwortlichkeiten und Abläufe klar geregelt. Jeder der Beteiligten sieht im System jederzeit, in welchem Status sich eine Bewerbung befindet.

Der Ausblick

Künftig wird die Habila auch das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm Firstbird einführen, das in MHM eRECRUITING integriert ist. Dieser Recruiting-Kanal ist für das Unternehmen besonders interessant. Denn Umfragen haben gezeigt, dass in der Branche Empfehlungen und Mund-zu-Mund-Propaganda die besten Medien sind, um auf sich aufmerksam zu machen. So wird es der Habila künftig noch besser gelingen, Mitarbeiter zu gewinnen, die ins Unternehmen passen und die Firmenphilosophie teilen.