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Anwenderbericht: Caritas (DiCV)

Zusammen stark: Caritas-Verbände bauen gemeinsames Bewerbermanagement auf

In Zeiten des Fachkräftemangels geeignete Bewerber zu finden, ist schwer. Einfacher wird es mit vereinten Kräften – dachte sich der Diözesan-Caritasverband (DiCV) für das Erzbistum Köln. Zusammen mit weiteren Verbänden führte er ein einheitliches Bewerbermanagement-System und einen „Gemeinsamen Talent Pool“ ein. Dabei setzt die Caritas auf die Lösung des Stuttgarter Spezialisten MHM HR. Heute freuen sich die Verbände über eine große Entlastung im Recruiting und erreichen mehr Bewerbende.

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Die Herausforderung

Im Recruiting hat bisher jeder Verband für sich gearbeitet. Bewerbungsverfahren wurden von Hand durchgeführt und Unterlagen per Hauspost oder E-Mail zwischen den Verantwortlichen hin- und hergeschickt. Das war umständlich, unübersichtlich und dauerte lang. Wollte ein Verband eine Bewerbung an einen anderen weiterreichen, war das mit großem Kommunikationsaufwand zwischen den HR-Mitarbeitern, den Geschäftsführern und den Bewerbenden verbunden. Denn man musste jeweils die Erlaubnis der Bewerber einholen und konnte dann erst die Unterlagen übermitteln. Zudem leidet auch die Caritas – ähnlich wie Wirtschaftsunternehmen – unter dem Fachkräftemangel und hat es schwer, geeignete Mitarbeitende und innovative Führungskräfte zu finden.

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Die Anforderungen

Der DiCV suchte nach einem Bewerbermanagement-System, das einfach zu bedienen war und sich schnell einführen ließ. Da in den nächsten drei bis vier Jahren 50 Prozent der Belegschaft im Dachverband in Rente gehen werden, steht ein erheblicher Mitarbeiterwechsel bevor. Deshalb wollte man den Aufwand im Recruiting möglichst bald reduzieren. Gleichzeitig sollte sich das neue System zudem für eine unkomplizierte Einführung bei weiteren Verbänden und Einrichtungen eignen. Wichtig dafür waren somit zum Beispiel flexible Anpassungsmöglichkeiten und ein granulares Rechtemanagement. Anschließend wollte man einen „Gemeinsamen Talent Pool“ aufbauen, damit alle angeschlossenen Verbände und Einrichtungen auf alle Bewerbungen zugreifen können. Die Einführung des neuen Systems sollte im Dachverband beginnen und dann auf weitere interessierte Verbände erweitert werden.

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Die Lösung

Das „Projekt eRecruitung“ startete im Oktober 2016 beim Dachverband DiCV. Bereits einen Monat später war das neue Bewerbermanagement-System aufgesetzt und Mitte Dezember ging es live. Schnell konnte der DiCV weitere Verbände für die Lösung begeistern, und so wurde ein Jahr später im Dezember 2017 der Caritasverband Düsseldorf und der Caritasverband Rhein-Kreis Neuss an das System angeschlossen. Mittlerweile sind zwölf Verbände und Einrichtungen im Rheinland zugeschaltet. Jeder arbeitet mit seinem eigenen Talent Pool und der „Gemeinsame Talent Pool“ ist seit dem 1. März 2020 aktiv. Dafür hat MHM HR das System eigens angepasst. Das neue Bewerbermanagement-System wird von den Anwendern sehr gut angenommen und bringt im Recruiting große Entlastung. Die angeschlossenen Caritasverbände und Einrichtungen verfügen nun über ein einheitliches, rechtssicheres Bewerbendenverfahren. Da die Kommunikation über eine zentrale Plattform stattfindet, konnte das E-Mail-Aufkommen deutlich reduziert werden. Dank der Multiposting-Funktion können HR-Mitarbeiter außerdem schnell und einfach Stellenanzeigen auf verschiedenen Kanälen und externen Stellenbörsen gleichzeitig schalten.

Helmut Schmidt, Fachbereichsleiter Personalwesen beim Caritasverband für den Rhein-Erft-Kreis e.V., lobt: „Das System erleichtert uns die Arbeit im Recruiting ungemein. Besonders gut gefällt uns, dass die Software so einfach zu bedienen ist. Anwender*innen werden nicht überfordert. Die Lösung ist schlank und wir können ganz nach Bedarf Benutzerrechte vergeben.

Auch Brigitte Sostmann vom Sozialdienst katholischer Frauenkreis e.V. Bonn und Rhein-Sieg-Kreis freut sich: „Durch die Nutzung von MHM HR erreichen wir wesentlich mehr potenzielle Bewerber*innen. Da alle Unterlagen und die komplette Kommunikation zentral an einem Ort liegen, sind sie jederzeit schnell aufrufbar.

Petra Hesse-Großmann, Abteilungsleiterin Personalmanagement beim Caritasverband Rhein-Kreis Neuss e.V., stellt heraus: „Besonders wichtig ist, dass wir durch das System die hohen Anforderungen an den Datenschutz erfüllen. Außerdem erleichtert die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen mit einem Klick auf unserer Homepage, in diversen Jobbörsen oder die automatische Weiterleitung an die Arbeitsagentur unsere Arbeit enorm.

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Das Ergebnis

Immer mehr Caritasverbände interessieren sich für das Bewerbermanagement-System. Zudem möchten die teilnehmenden Caritasverbände den „Gemeinsamen Talent Pool“ zu einer Talentbörse weiterentwickeln, in die Bewerbende unabhängig von konkreten Stellenausschreibungen aufgenommen werden. Weiterhin könnte nach dem Aufbau des „Gemeinsamen Talent Pool“ auch ein gemeinsames Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm (Firstbird) folgen. Die CBT - Caritas-Betriebsführungs und Trägergesellschaft mbH, einer der größten Träger für Pflegeeinrichtungen der Caritas, setzt MHM eRECRUITING bereits in Verbindung mit Firstbird ein. Auch für andere Verbände könnte das interessant sein.


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