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Anwenderbericht: Caritas (CBT)

Schneller die richtigen Kandidaten gewinnen: CBT optimiert Recruiting mit MHM HR und Firstbird

Wie können wir unsere Recruiting-Prozesse verbessern und schneller qualifizierte Bewerber finden? Vor dieser Frage stand die Caritas-Betriebsführungs- und Trägergesellschaft mbH (CBT). Sie beschloss, eine unternehmensweite Bewerbermanagement-Software inklusive Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm einzuführen – und ist vom Erfolg begeistert. Dank MHM HR und Firstbird konnte das christliche Sozialunternehmen Aufwände erheblich reduzieren, Abläufe beschleunigen und schon viele Stellen unkompliziert besetzen.

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Die Herausforderung

Bisher war das Bewerbermanagement ineffizient und uneinheitlich organisiert. Bewerbungen gingen per Post oder E-Mail in den verschiedenen Einrichtungen und der Zentrale ein und mussten von Hand beantwortet werden. Unterlagen wurden teils auf Papier, teils digital hin- und hergeschickt. Die verschiedenen Beteiligten pflegten unterschiedliche Listen und es fehlte der komplette Überblick, in welchem Status sich ein Verfahren befand. All das war aufwendig und zudem im Hinblick auf den Datenschutz nicht unbedenklich.

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Die Anforderungen

Nach einem Geschäftsführerwechsel nahm die CBT ihre Personalprozesse unter die Lupe und beschloss, sie deutlich zu vereinfachen und zu verschlanken. Einzelne Arbeitsabläufe sollten wieder aus den Häusern zurückgeholt und das Recruiting zentral aus der Geschäftsstelle heraus gesteuert werden. Schnell war klar, dass man dafür eine Software brauchte, die sich unternehmensweit einsetzen ließ und sämtliche Aufgaben rund um das Bewerbermanagement bündelte. Außerdem wollte man ein Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm einführen, um Stellen effizienter und kostengünstiger zu besetzen.

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Die Lösung

Ende August 2018 fiel der Startschuss für das Projekt. Im November erfolgte die Migration der damaligen Website und am ersten Dezember ging das neue Bewerbermanagement-System in Betrieb. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen einer kirchlichen Organisation wie der Caritas nehmen dabei eine besondere Stellung ein. Als Vorteil erwies sich, dass die Software von MHM HR nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch die Standards des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG) erfüllt. Zusätzlich prüfte der CBT-Datenschutzbeauftragte noch einmal alles gegen und stimmte sich eng mit MHM HR ab. Nachdem diese Hürde genommen war, ging es darum, die dezentrale Struktur der CBT mit ihren 22 Einrichtungen in der Software abzubilden. Denn die Personalverwaltung befindet sich zwar in der Geschäftsstelle, Vorstellungsgespräche finden aber in den jeweiligen Häusern statt. Gemeinsam definierte das Projektteam einen geeigneten Prozess und MHM HR passte die Software entsprechend an. Im Dezember 2018 startete die CBT zunächst mit den wichtigsten Bewerbermanagement-Funktionen. Bereits im März 2019 folgte die Einführung des Mitarbeiter-Empfehlungsprogramms Firstbird, das Mitte Mai live gehen konnte. Mit Unterstützung von Firstbird legte die Personalabteilung fest, welche Prämien sie ausloben wollte. Anschließend investierte sie einige Wochen, um das Programm in den Einrichtungen bekannt zu machen und zu bewerben. Dafür besuchte sie alle Häuser vor Ort, führte Konferenzen mit der jeweiligen Geschäftsleitung durch, hängte Plakate auf und verteilte Flyer und gebrandete Glückskekse. Auch dabei unterstützte Firstbird beratend und stellte die entsprechenden Werbematerialien bereit. Das Programm lief gut an. Ab Juni erhielt die Personalabteilung bereits die ersten Empfehlungen.

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Das Ergebnis

Dank Firstbird kann die CBT jetzt Stellen schneller, effizienter und kostengünstiger besetzen und profitiert zudem im Bereich Employer Branding. Mitarbeiter, die am Programm teilnehmen möchten, können sich unkompliziert mit ihrer E-Mail-Adresse registrieren. Für eine erfolgreiche Empfehlung, die zu einer Einstellung führt, erhalten sie wahlweise eine Geldprämie oder einen Tag zusätzlichen Urlaub. Bewerbungen, die über Firstbird generiert werden, landen über eine Standardschnittstelle direkt im Bewerbermanagement-System von MHM HR. Mit diesem konnte die CBT ihre Recruiting-Prozesse erheblich verbessern und beschleunigen. Eingehende Bewerbungen werden jetzt automatisch beantwortet und der jeweiligen Stellenausschreibung zugeordnet. Die Personalabteilung kann sie dann an die zuständigen Fachbereiche weiterleiten, die anschließend wieder Rückmeldung geben. Da die komplette Kommunikation rund um alle Bewerberverfahren zentral über die Plattform von MHM HR läuft, ist stets klar, in welchem Status sich eine Bewerbung befindet. Liegt ein Prozess einmal längere Zeit still, verschickt das System eine automatische Erinnerung. So geht nichts mehr unter. Auch bei den Stellenausschreibungen spart die CBT jetzt viel Zeit. Denn dank der Multiposting-Funktion kann sie Anzeigen per Knopfdruck auf vielen Stellenportalen gleichzeitig platzieren – sei es auf StepStone, XING, Indeed oder auf dem Stellenportal der Caritas Deutschland. Dabei empfiehlt die Software automatisch geeignete Jobbörsen, sodass die Personalabteilung nicht mehr selbst recherchieren muss.


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