Anwenderbericht: Stadt Ludwigshafen

Vorsprung im Wettbewerb um Talente:
ppa verhilft Stadt Ludwigshafen mit Bewerbermanagement-System MHMeRecruiting von MHM HR zu effizienteren Prozessen und mehr Bewerbungen

Die Herausforderung

Bis zu 2.000 Bewerbungen pro Quartal erreichen die Stadt und den Eigenbetrieb WBL. „Unser Anspruch ist es, dabei schnell auf jede Bewerbung zu reagieren und einen ebenso transparenten wie schnellen Bewerbungsprozess zu bieten“, sagt Peter Schmidt, Bereichsleiter Personal der Stadt Ludwigshafen am Rhein. „Gleichzeitig war der administrative Aufwand für die Bearbeitung bislang enorm hoch – von manuell gepflegten Listen der Bewerber*innen bis hin zu Wegezeiten für die Verteilung innerhalb der dezentralen Verwaltung. Wir haben eine Lösung gesucht, die das Management der Bewerbungen effizienter macht – damit wir schneller agieren und so mehr Talente für uns gewinnen können.“

Die Anforderungen

Dabei suchte die Stadt Ludwigshafen einen Projektpartner, der die Anforderungen im Öffentlichen Dienst kennt und eine dafür passende E-Recuiting-Lösung bietet. Arvid Schiller, der die Einführung als Abteilungsleiter im Bereich Personal verantwortete, sagt: „Anders als in privatwirtschaftlichen Unternehmen müssen wir zahlreiche Gremien und andere Beteiligte in Bewerbungsprozesse einbinden. Wir haben einen Partner gesucht, der diese Anforderungen kennt. Gleichzeitig wäre es für unseren Fachbereich nicht möglich gewesen, ein Tool komplett selbstständig einzuführen. Bei beidem hat uns die ppa optimal unterstützt – und begleitet uns nach wie vor.“

Neben der kompletten Digitalisierung des Bewerbungsprozesses waren jeweils eigene Bereiche und Administrationsmöglichkeiten für Stadt und WBL eine Grundanforderung, um die getrennte Personalsachbearbeitung abzubilden und Datenschutzvorgaben gerecht zu werden.

Die Lösung

Ein genau auf die Anforderungen passendes Tool fand die Stadt Ludwigshafen bei der ppa. Als kommunaler Dienstleister im öffentlichen Dienst bietet die ppa ihren Kunden zahlreiche Services, darunter auch das Bewerbermanagement-System MHMeRECRUITING des Stuttgarter SoftwareHerstellers MHM HR. Die Lösung digitalisiert den Recruiting-Prozess von der Ausschreibung bis zur Einstellung. Dafür bietet sie Funktionen für die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, automatisiert den Schriftverkehr und stellt alle Informationen für alle Beteiligten transparent zur Verfügung. Als Software-as-a-Service ermöglicht sie eine schnelle Implementierung und ist über jeden Webbrowser intuitiv bedienbar.

Katharina Dehn, Fachberaterin für moderne personalwirtschaftliche Softwarelösungen bei der ppa, betreute die Einführung. Sie sagt: „Die Softwarelösung deckt besonders die Anforderungen unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor ab. Wir freuen uns daher, dass wir nun auch die Stadt Ludwigshafen im Bereich Recruiting unterstützen dürfen.“ Dabei wurden neben Design-Anpassungen auch individuelle Ansichten und Filtermöglichkeiten umgesetzt sowie die Mitarbeitenden in der Personalverwaltung geschult

Das Ergebnis

„Seitdem wir das von der ppa bereitgestellte System MHMeRECRUITING nutzen, hat sich der Abwicklungsprozess für Bewerbungen enorm beschleunigt – zum Teil schaffen wir es in nur sieben Tagen vom Eingang einer Bewerbung bis zur Zusage. Das hat ‚analog‘ oft um ein Vielfaches länger gedauert“, so Personalleiter Peter Schmidt.

„Außerdem stellen wir einen Anstieg von Bewerbungen aus der jungen Zielgruppe fest, weil das digitale Bewerbungsverfahren deutlich komfortabler ist und insbesondere von den jüngeren Generationen bevorzugt wird.“ Gleichzeitig hat sich die Transparenz der Bewerbungsprozesse deutlich verbessert. „Im Ergebnis entlastet MHMeRECRUITING unsere Mitarbeitenden von Verwaltungsaufwand und schafft Freiraum für strategische Personalplanung“, ergänzt Arvid Schiller. „Das hat enorm zur Akzeptanz der Lösung bei der Stadt Ludwigshafen und dem ihr angeschlossenen WBL beigetragen.“

Auch nach der Einführung steht die Stadt Ludwigshafen noch im Austausch mit der ppa und die Projektpartner entwickeln das E-Recruiting gemeinsam weiter. „Wir können das von der ppa bereitgestellte System MHMeRECRUITING für öffentliche Verwaltungen, Gemeinden und kommunale Betriebe uneingeschränkt empfehlen und haben das auch bereits getan“, versichern Peter Schmidt und Arvid Schiller; und planen bereits gemeinsam mit der ppa die Digitalisierung weiterer Prozesse in der Verwaltung.