Anwenderbericht: Stadt Regensburg
Der Fachkräftemangel ist auch für öffentliche Verwaltungen ein kritisches Thema. Das gilt nicht nur für Positionen im gehobenen Dienst. Auch für Berufe, ohne die ein Gemeinwesen nicht funktioniert, fehlen den Kommunen die passenden Bewerber. Die Stadt Regensburg nutzt seit Jahren die Bewerbermanagement-Software MHMeRECRUITING und jetzt auch den Newsletter-JobAgenten von MHM HR, um das Bewerbungsverfahren zu verbessern. Über den JobAgenten erhalten Arbeitssuchende per E-Mail passgenaue Stellenausschreibungen, die zu ihren Kompetenzen und Erfahrungen passen.
Die Herausforderung
Die Stadt Regensburg hat jährlich etwa 600 bis 700 offene Stellen aus knapp 200 Berufsfeldern und -gruppen zu besetzen. Wie bei vielen Organisationen der öffentlichen Hand ist der Fachkräftemangel dabei eine große Herausforderung. Der demografische Wandel verschärft die Problematik zusätzlich. Denn Jahr für Jahr scheiden viele Beschäftigte aus dem Dienst aus und Nachfolger sind rar.
Die Anforderungen
Die Stadt wünscht sich eine Option, die offenen Stellen noch zielgerichteter an Interessenten zu kommunizieren. „Unsere Idee war es, den Bewerbern den Onlinezugang zu den passenden Stellenausschreibungen möglichst einfach zu machen und die Kontaktaufnahme komfortabler zu gestalten“, nennt Tina Rögk, Sachgebietsleiterin Bewerberverwaltung der Stadt Regensburg, die Gründe für eine Veränderung. „Arbeitsuchende sollen ihre Daten einmal in digitaler Form eingeben können und dann automatisch genau die Stellenausschreibungen zugeschickt bekommen, die ihren Skills entsprechen. So müssen sie nicht länger umfangreiche Anzeigenlisten oder verschiedene Jobportale durchforsten.“
Die Lösung
Die Stadt Regensburg entschied sich bereits 2019 für das professionelle Bewerbermanagement-System MHMeRECRUITING von MHM HR, um die Recruiting-Abläufe zu optimieren und sich somit als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. „Besonders wichtig ist für uns das integrierte Multiposting, mit dem wir Stellenausschreibungen ohne großen Aufwand gleichzeitig auf verschiedenen Stellenportalen einstellen können“, erklärt Tina Rögk. „Angesichts der großen Anzahl an offenen Stellen, die wir ausschreiben, ist das eine enorme Arbeitserleichterung.“
Im Mai 2021 brachte das Team um Tina Rögk dann den JobAgenten von MHM HR auf den Weg. Um das Angebot zu optimieren, wurden im Vorfeld zunächst die Berufsfelder definiert. Aufgrund der vielfältigen Beschäftigungsbereiche, in denen die Stadt regelmäßig offene Stellen besetzen will, entschied sich das Personalamt für eine sehr differenzierte Aufschlüsselung und die individuelle Erstellung der Vorlagen. Der JobAgent gleicht die notwendigen Voraussetzungen mit den Daten der Bewerber ab und filtert nur diejenigen Stellenangebote heraus, die passen.
Auf der Webseite der Stadt Regensburg steht jetzt ein Formular zur Verfügung, mit dem Bewerber den Job-Newsletter abonnieren können, um mehr über die offenen Stellen bei der Stadtverwaltung zu erfahren. Jeder Kandidat wird Schritt für Schritt durch ein digitales Formular geleitet, um ein passgenaues Ergebnis zu erzielen.
Um die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen, bietet MHM HR eine vorformulierte Vorlage, die in Regensburg im Anschluss noch mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt und an die Anforderungen der Stadt angepasst wurde. Wichtig war den Verantwortlichen auch die unkomplizierte Option für eine Abmeldung des Job-Newsletters. Diese erfolgt einfach per Mausklick. Die hinterlegten Daten werden dann durch das System vollautomatisch gelöscht und die städtischen Mitarbeiter müssen für diesen Vorgang keine aufwändigen manuellen Aktionen anstoßen. Über den Job-Newsletter informiert die Personalabteilung auch Bewerber, die sich um eine Stelle beworben, aber eine Absage bekommen haben. „Ganz nach dem Motto: Bei der Bewerbung um diesen Job hat es diesmal leider nicht geklappt. Aber wir bieten noch eine Vielzahl anderer Beschäftigungsoptionen. Darüber informieren wir mit dem Job-Newsletter“, erklärt Tina Rögk. „Das mildert die Enttäuschung und macht gleichzeitig Mut für eine erneute Bewerbung.“
Das Ergebnis
Mit der bisherigen Resonanz auf den Newsletter-JobAgenten ist die Stadt Regensburg sehr zufrieden. Kurz nachdem der Dienst in den Produktivbetrieb gegangen war, hatten sich bereits 170 Abonnenten angemeldet. Und ihre Zahl nimmt kontinuierlich zu. Im gleichen Monat wurden 120 E-Mails mit Hinweisen auf passende Stellenausschreibungen versandt. Der Einsatz der Software von MHM HR wird bei der Stadt Regensburg kontinuierlich weiter ausgebaut. Neue Funktionen und Verbesserungen an Formularen oder textliche Anpassungen pflegen die Mitarbeiter der Personalabteilung regelmäßig ein. „Der übersichtliche Aufbau und die einfache Handhabung machen es uns leicht, die Software individuell an unsere Anforderungen anzupassen. Außerdem steht uns jederzeit ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung“, erklärt Tina Rögk. „Die Lösung hat maßgeblich dazu beigetragen, unsere Bewerbungsprozesse zu beschleunigen und transparenter zu machen.“
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