Anwenderbericht: Komm.One

Professionelles eRECRUITING für die Kommunalen Verwaltungen in Baden-Württemberg

Die Herausforderung

Die Komm.ONE suchte nach einem Bewerbermanagement-System, das sich individuell auf die einzelnen Kundenwünsche der Kommunen und Städte zuschneiden ließ. Gesucht war eine gemeinsame Lösung für alle um Alleingänge zu vermeiden. Ein weiteres wichtiges Kriterium war die einfache Bedienbarkeit. Jeder Kunde sollte das System ohne umfangreiche Implementierungen und Schulungszeiten nutzen können. Die Gemeinden wünschten sich eine Software, die den gesamten Recruiting-Prozess optimieren würde. Ziel war es, eine höhere Akzeptanz bei den Bewerbern zu erreichen, um im War for Talents zu bestehen. Florian Rapp, Sachbearbeiter Personal & Organisation der Stadt Singen: „Unsere Anforderung an das E-Recruiting-System war eine schnellere und transparentere Abwicklung der Bewerbungsverfahren im Hinblick auf alle Verfahrensbeteiligten – sowohl für die Verwaltung als auch für die Bewerber.“ Karin Vogel, Personalsachbearbeiterin vom Landratsamt Rastatt, bestätigt: „Unser Hauptziel war die Vereinfachung und Verzahnung von Ausschreibungs- und Bewerbungsverfahren sowie insgesamt ein schnellerer Prozess.“

Die Lösung

Die Komm.ONE entschied sich für die E-Recruiting-Lösung von MHM HR, da sich diese speziell an den öffentlichen Dienst anpassen und individuell weiterentwickeln lässt. Die Systemanforderungen definierten Mitarbeiter der Komm.ONE, Kundenvertreter und MHM HR gemeinsam. Zusätzlich nahm die Komm.ONE die Talent Pool- und Multiposting-Funktion in ihr Angebot auf. Im Talent Pool haben die Gemeinden die Möglichkeit, Unterlagen von interessanten aber aktuell nicht passenden Bewerbern zu speichern – deren Einverständnis vorausgesetzt. Im besten Fall spart die Gemeinde so Zeit und Geld für Stellenanzeigen. MHM MULTIPOSTING bietet außerdem die Option, eine Stellenausschreibung im responsiven Design gleichzeitig über verschiedene Portale und Kanäle zu schalten und so die Sichtbarkeit zu erhöhen. Seit Kurzem ist auch der Zugriff auf das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm von Firstbird über das System von MHM HR möglich. Damit können Angestellte Personen aus ihrem Bekanntenkreis via E-Mail oder Social Media über offene Stellen im Unternehmen informieren. Das Jugendamt Stuttgart konnte auf diese Weise schon 427 Bewerbungen generieren und hat so bereits 37 neue Mitarbeiter gewonnen. Romy Siegert, Leiterin der Dienststelle Personalmarketing und -gewinnung beim Jugendamt der Stadt Stuttgart, erläutert: „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich jederzeit und überall in Firstbird über aktuelle Stellenangebote informieren. Über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm konnten wir einen weiteren Publikationskanal schnell und effektiv nutzen. Unsere interne Stellenbörse werden wir somit abschaffen.“ Den Vertrieb des Systems und die Implementierung beim Kunden führt die Komm.ONE durch – ebenso das Customizing und die notwendigen Mitarbeiterschulungen. „Durch die optimale Beratung und gute Zusammenarbeit mit MHM HR schaffen wir es heute, das Recruiting-System innerhalb von acht Wochen – vom Kick-off beim Kunden bis zur ersten Ausschreibung – zu implementieren“, sagt Steffen Probst von der Komm.ONE. „Ein weiterer Punkt, der unseren Kunden wichtig war, ist das Thema Datenschutz. Die Datensicherheit ist durch den Server-Standort in Baden-Württemberg gewährleistet. Die Kunden wissen also ganz genau, wo sich ihre Daten befinden.“

Das Ergebnis

Die Gemeinden können ihre Attraktivität bei den Bewerbern durch das neue System deutlich steigern und haben schon viel positives Feedback bekommen. Bei Stellenausschreibungen mit spezifischeren Anforderungen ergibt sich durch die Online-Ausschreibung zusätzlich die Möglichkeit, kleinere Bewerbergruppen gezielter anzusprechen. Der mit Abstand größte Vorteil aus Kundensicht ist jedoch die enorme Zeitersparnis – sowohl auf Kunden- als auch auf Bewerberseite. Die Prozesse haben sich beschleunigt – vor allem bei Stellen, die jedes Jahr erneut ausgeschrieben werden, wie zum Beispiel Ausbildungsstellen. Aber auch andere vakante Positionen können die Gemeinden jetzt schneller neu besetzen.

Eine Besonderheit bei öffentlichen Arbeitgebern besteht darin, dass neben der Personalabteilung und der Fachabteilung auch der Personalrat in den Bewerbungsprozess involviert ist und Personalentscheidungen abzeichnen muss. Dank des neuen Bewerbermanagement-Systems haben Fachabteilung und Personalrat jetzt direkten und schnellen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen – ganz ohne Medienbrüche oder Abstimmungsschleifen.