Anwenderbericht: Diakonie Rhein-Kreis Neuss

MHMeRecruiting optimiert die Suche nach Fachkräften bei der Diakonie Rhein-Kreiss Neuss e.V.

Die Herausforderung

Die Gesundheitswirtschaft ist ein Beschäftigungsmotor. Rund 5,8 Millionen Menschen waren nach Angaben des BMWi 2020 in der Branche tätig. Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen ist aber nach wie vor eklatant. Das stellt Träger und Betreiber in diesem Bereich vor große Herausforderungen. Effiziente Prozesse und flexiblere Arbeitsbedingungen sollen helfen, die Berufe im Gesundheitswesen attraktiver zu machen und offene Stellen schneller zu besetzen.

Der Bedarf an qualifizierten Mitarbeitenden ist auch bei der Diakonie hoch, was entsprechend den Angaben des BMWi dem allgemeinen Trend im deutschen Gesundheitswesen entspricht. Für die Personalabteilung ist das eine Herausforderung. Mit einem professionellen Bewerbermanagement wollte die Diakonie Rhein-Kreis Neuss e. V. ihre Abläufe optimieren und die Entscheidungsprozesse im Bewerbungsverfahren verkürzen.

Bevor die Entscheidung fiel, das Verfahren zu zentralisieren, war der Träger im Bewerbungsverfahren analog unterwegs. Die Ausschreibungen in den diversen Stellenbörsen erfolgten in der Regel manuell, da jedes Portal ein anderes Textformat vorschrieb. Bewerbungsmappen kamen dezentral und häufig noch in Papierform direkt in den verschiedenen Häusern an. Transparenz und die Möglichkeit zur schnellen Nachverfolgung der Abläufe waren nur mit sehr hohem Aufwand zu realisieren. Bewerbende mussten zuweilen längere Wartezeiten in Kauf nehmen, bevor die Unterlagen die zuständigen Sachbearbeiter erreichten und dort bearbeitet wurden. Das Ganze war zeitaufwendig und wenig effizient. „Der Handlungsbedarf war also hoch“, erinnert sich Melanie Welp-Bach, Personalfachkauffrau bei der Diakonie Rhein-Kreis Neuss e. V. Sie regte daher beim Vorstand die Implementierung eines zentralen Bewerbermanagementsystems an, um das bisherige Verfahren zu automatisieren, die Abläufe zu beschleunigen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die Anforderungen

Mit dem Mitarbeiterempfehlungstool Firstbird hatte die Diakonie bereits den ersten Schritt in die Digitalisierung der Personalbeschaffung getan. Ein Bewerbermanagement sollte das System ergänzen und in diesem Bereich viele Schritte automatisieren. „Das Konzept von Firstbird hat uns von Anfang an überzeugt und wir haben bereits zahlreiche neue Mitarbeiter über das System gewonnen. Insbesondere in der Gesundheitsbranche spitzt sich der Fachkräftemangel immer mehr zu. Im Personalmanagement ist dort ein erheblicher Investitionsstau zu beobachten. Es ist daher höchste Zeit, sich in Sachen Bewerbermanagement professionell aufzustellen, und wir sind froh, mit MHMeRECRUITING die für uns passende Lösung gefunden zu haben. Wir hoffen, dadurch als Vorbild zu fungieren und die Digitalisierung im gesamten Diakonie-Verbund voranzutreiben“, erklärt Bernd Gellrich, Vorstand der Diakonie Rhein-Kreis Neuss e. V.

Roland Weigel, Geschäftsführer von Konkret Consult Ruhr, hat die Einführung von Firstbird bei der Diakonie Rhein-Kreis Neuss e. V. begleitet und ergänzt: „Wir arbeiten sehr gerne mit MHM HR zusammen und schätzen vor allem das hohe Qualitätsbewusstsein und die Flexibilität des Unternehmens. Mit MHM HR hat die Diakonie Rhein-Kreis Neuss e. V. eine exzellente Wahl getroffen und kann sich für die Zukunft einen Wettbewerbsvorteil sichern.“

Die Lösung

Mitte August 2020 wurde MHMeRECRUITING bei einem Vor-Ort-Termin in Neuss im Detail vorgestellt. Die Flexibilität der Software, ihre hohe Integrationsfähigkeit in vorhandene Umgebungen sowie die einfache Bedienung konnten die Entscheidungsträger sowie die vorgesehenen Anwender überzeugen. Dennoch nahm man sich bei der Diakonie ausreichend Zeit für die Prüfung weiterer Lösungen sowie für die Klärung offener Fragen mit den Experten von MHM HR. „Die Unterstützung durch MHM HR war in dieser Phase vorbildlich“, erinnert sich Melanie Welp-Bach. „Wir hatten jederzeit einen festen Ansprechpartner, der alle offenen Punkte kompetent klärte. Unter dem Strich hat einfach alles gestimmt.“ Die endgültige Entscheidung zugunsten von MHM erfolgte Mitte November. Innerhalb weniger Wochen ging die Implementierung Schritt für Schritt und im engen Schulterschluss mit den Mitarbeitenden der Diakonie über die Bühne. Bis Ende Januar 2021 war das System mit allen notwendigen Schnittstellen eingerichtet, lief ohne Probleme und konnte in den Produktivbetrieb gehen. „In den ersten sechs Monaten nach der Einführung konnten schon über 600 Bewerbungseingänge über MHMeRECRUITING verzeichnet werden“, so die Personalrecruiterin der Diakonie. Die aufwendige analoge Dokumentenpflege beim Bewerbermanagement, die den Arbeitsalltag bei der Diakonie bis dato beherrscht hatte, war damit endgültig Geschichte.

Das Ergebnis

Durch die digitale Lösung von MHM HR ist das Recruiting heute wesentlich komfortabler und transparenter. Über eine speziell entwickelte Schnittstelle wurde auch die Stellenbörse der Diakonie Deutschland mit in die Lösung eingebunden, eine Option, die den Rheinländern besonders wichtig war, um Stellenausschreibungen an die richtigen Zielgruppen großflächig zu verbreiten. Eingehende Bewerbungen werden über diese Schnittstelle direkt an MHMeRECRUITING übergeben, weiterverarbeitet und gepflegt. Die zuständigen Fachkräfte in den Einrichtungen legen dann die digitalen Bewerbungsunterlagen an zentraler Stelle im System ab. Die Software bietet ein breites Funktionsspektrum, ermöglicht etwa eine automatische Terminvereinbarung für ein Bewerbungsgespräch. Kann ein Personalverantwortlicher sich nicht sofort mit einer Bewerbung befassen, erfolgt nach wenigen Tagen eine Erinnerung an den Vorgang. Dadurch ist dafür gesorgt, dass Kandidaten nicht verloren gehen und ihre Bewerbung bis zum Abschluss eines Vorgangs präsent bleibt.

Automatisierung und Digitalisierung sorgen für ein effizienteres Recruiting. Der Arbeitsalltag von Melanie Welp-Bach ist durch den Einsatz von MHMeRECRUITING spürbar komfortabler geworden: „Die automatisierten Abläufe reduzieren den Zeitaufwand für das Recruiting deutlich und haben die damit verbundenen Arbeitsschritte für uns bequemer gemacht.“ Sie und ihre Kollegen konnten nach einer kurzen Einführung die Software von MHM HR problemlos bedienen und die Daten eigenständig pflegen. „Und wenn wir wirklich einmal vor einem Problem stehen, das wir nicht selbst lösen können, hilft uns der sehr engagierte Kundensupport von MHM HR“, so die Personalfachfrau.