Anwenderbericht: VINZENZ VON PAUL

VINZENZ VON PAUL:
MIT SMARTEN PROZESSEN DEM FACHKRÄFTEMANGEL BEGEGNEN

Die Herausforderung

Gerade im sozialen Bereich kommt es auf die Menschen an. Denn es sind die Mitarbeiter:innen, die wesentlich zur Versorgungsqualität der ihnen anvertrauten Menschen beitragen. Entsprechend ist das Unternehmen stets auf der Suche nach neuen Teammitgliedern. „Durchschnittlich haben wir in allen unseren Tätigkeitsfeldern etwa 160 Stellen zur gleichen Zeit ausgeschrieben“, berichtet Stefanie Glocker, Leitung Personalwesen. „Das Spektrum umfasst Arbeitsplätze in der Pflege ebenso wie in der Hauswirtschaft oder der Verwaltung.“ Um die Bewerbungsabläufe zu straffen und transparenter zu gestalten und so dem anhaltenden Fachkräftemangel zu begegnen, wünschte sich der karitative Träger ein zeitgemäßes Bewerbermanagement- System.

Die Anforderungen

Die Lösung sollte Stellenausschreibungen und Bewerbungen über verschiedene Stellenportale und Kanäle ermöglichen. Gleichzeitig erwarteten die Verantwortlichen Zugriff auf alle Funktionen, die ein Bewerbermanagement-System heute bietet. Das reicht von der Gestaltung der Stellenausschreibungen über die Auswertung der Bewerbungen bis hin zu sämtlichen administrativen Vorgängen des Recruitings sowie schlussendlich die Besetzung der freien Stellen. Eine einfache Bedienoberfläche sowie ein Höchstmaß an Automatisierung standen auf der Anforderungsliste weit oben. Nach einem kurzen Auswahlprozess ging der Zuschlag für das Projekt an MHM HR. Überzeugt haben neben der intuitiven Handhabung und der Funktionsvielfalt der Software MHMeRECRUITING die vergleichbaren Referenzen von sozialen Einrichtungen aus dem gesamten Bundesgebiet sowie das sehr gute Preis-Leistungs- Verhältnis und der Kundensupport des Herstellers.

Die Lösung

Die Implementierung der Software erfolgte zunächst nur in einer Pilotregion. Schritt für Schritt wurden weitere Regionen integriert, bis zirka eineinhalb Jahre später alle erfolgreich eingebunden waren. „So konnten wir ein paar Stolpersteine aus dem Weg räumen. Davon profitierten die Nutzer in den Regionen, in denen der Roll-out erst zeitlich versetzt erfolgte“, berichtet Stefanie Glocker. Parallel zur technischen Implementierung schulte MHM HR die Mitarbeiter:innen aus dem Personalwesen. Diese Grundschulung wurde aufgezeichnet und kam ergänzend zu den Vor-Ort-Terminen als Schulungsvideo zum Einsatz. „Die Funktionsvielfalt von MHMeRECRUITING hat uns überzeugt“, so Christina Pirker, Leitung Personalmarketing. „Von der Stellenausschreibung über die Platzierung auf verschiedenen Stellenbörsen bis hin zur Planung des Bewerbungsgesprächs laufen sämtliche Vorgänge über die Software.“ Für alle Prozesse hat der soziale Träger in der Software von MHM HR Vorlagen erstellt, die für die Personalbeschaffung relevant sind. Der gesamte Kommunikationsablauf wurde dadurch transparenter, was auch die Zusammenarbeit mit den einzelnen Regionen optimiert. Die Automatisierung der Abläufe hat zudem die Fehlerquote und die Durchlaufzeiten deutlich reduziert.

Das Ergebnis

Heute arbeiten rund 180 Mitarbeiter:innen in allen sieben Regionen des Unternehmens mit MHMeRECRUITING. Dabei hat sich das System auch bei der zunehmenden Anzahl an internationalen Bewerbungen als hilfreich erwiesen. Immer mehr Bewerber:innen kommen etwa aus dem nordafrikanischen Raum. Die Recruiting- Software von MHM HR ist für den Integrationsbeauftragten bei Vinzenz von Paul gGmbH daher eine wichtige Unterstützung, um die Vielzahl der Bewerbungen systematisch zu erfassen und auszuwerten. Einen weiteren nachhaltigen Nutzen bietet der Talent Pool. Hier können die Profile der Bewerber:innen mit speziellen Skills hinterlegt werden. Menschen, die interessante Qualifikationen bieten, aber aktuell nicht auf die offenen Stellen passen, lassen sich hier für eine spätere Kontaktaufnahme archivieren. Damit kann der Bewerbungsprozess weiter beschleunigt werden. Konstant überzeugend im gesamten Prozess hat sich der Kundensupport von MHM HR erwiesen. Denn, so erklärt Stefanie Glocker: „Sowohl in der Roll-out-Phase als auch bei der anschließenden Betreuung war die Unterstützung durch die MHM-Mitarbeiter:innen vorbildlich – und daran hat sich auch bis zum heutigen Tag nichts geändert.“