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Der Mensch im Fokus: Trumpf setzt auf professionelles eRECRUITING von MHM HR

Mittlerweile gut 11.000 Mitarbeiter weltweit sind bei Trumpf beschäftigt. Der 1923 als mechanische Werkstätte gegründete Familienbetrieb hat sich seither zu einem Hochtechnologie-Unternehmen für Fertigungslösungen in den Bereichen Werkzeugmaschinen, Lasertechnik und Elektrotechnik entwickelt. Heute gehört das Unternehmen vor allem im Bereich Lasertechnik zu den Vorreitern der Branche. Trumpf bietet unter anderem qualifizierten Ingenieuren, Softwareentwicklern oder technisch begabten Quereinsteigern eine Vielzahl an attraktiven Positionen. Doch insbesondere im entscheidenden technischen und kaufmännischen Bewerberfeld steht Trumpf mit unzähligen großen Unternehmen im Wettbewerb um die besten Köpfe. Umso wichtiger ist es, geeignete Kandidaten schon zu Beginn des Bewerbungsprozesses mit einer schnellen „State of the Art“-Lösung abzuholen. Ein modernes, einfach aufgebautes und leicht zu bedienendes Software-Tool wurde bei MHM HR gefunden.

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Die Herausforderung

Bis dato hatte das Familienunternehmen noch kein Recruitingtool im Einsatz – lediglich die zentralen Daten der Bewerber wurden digital in SAP erfasst. Die Kommunikation mit den Fachbereichen lief per Hauspost oder E-Mail. „Das machte den Prozess nicht nur intransparent, sondern erhöhte vor allem die Durchlaufzeiten“, erinnert sich Klein. In der Folge waren geeignete Bewerber manchmal zum Zeitpunkt der finalen Entscheidung gar nicht mehr auf dem Markt. Auch die gesetzlich geregelten Fristen zur Datensicherheit und -speicherung konnten nur mit sehr hohem Arbeitsaufwand eingehalten werden.

Trumpf definierte als zentrale Anforderung an das Bewerbermanagement-Tool, den Bewerbungsprozess transparent abzubilden. Außerdem wollte man den gesamten Recruitingvorgang ohne Medienbrüche abwickeln. Dafür musste die neue Lösung auch diejenigen Bewerbungen mühelos im System erfassen können, die nicht online, sondern per Post oder E-Mail eingehen. Nicht zuletzt sollte die Anwendung übersichtlich aufgebaut sein, damit sich die Fachbereichsleiter, die nicht täglich mit dem Tool arbeiten, schnell zurechtfinden.

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Die Lösung

Ausschlaggebend für den Zuschlag war schlussendlich das Angebot, eine individuelle Lösung für die Integration von E-Mail- und Postbewerbungen zu entwickeln, die es so bei keinem anderen Anbieter gab. Eingeführt wurde das neue System im Sommer 2012, zunächst als Pilotprojekt am Stammsitz Ditzingen. Die Implementierung verlief schnell und reibungslos, sodass das Bewerbermanagement-Tool schon nach einer kurzen Testphase in weiteren Standorten eingesetzt werden konnte. Inzwischen läuft das System deutschlandweit und in der Schweiz. Trumpf wickelt heute den gesamten Bewerbungsprozess digital ab, vom Eingang der Bewerbung über das Weiterleiten an die Fachbereiche bis hin zur Verfolgung des Vertragsrücklaufs.

Das Funktionsprinzip ist so einfach wie überzeugend: Kommt eine Bewerbung im digitalen Portal an, informiert das System automatisch die HR-Abteilung. Diese überprüft die Unterlagen und schickt sie medienbruchfrei und per Knopfdruck an den Fachbereich weiter. Die jeweils Verantwortlichen erhalten als autorisierte Benutzer Zugang zu den zentral gespeicherten Dokumenten. Ist ein passender Jobanwärter dabei, wird er mit Unterstützung der Erinnerungsfunktionen zeitnah eingeladen. Für den gesamten Schriftverkehr verfügt die Lösung über eine Vielzahl von Vorlagen und Textbausteinen, die die Personalabteilung bei der Korrespondenz unterstützen. Die zentrale Datenbank berücksichtigt zudem automatisch die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen.

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Das Ergebnis

Knapp drei Jahre nach Projektbeginn zieht Trumpf ein positives Fazit. Das maßgeschneiderte System funktionierte von Anfang an ohne nennenswerte Probleme. Insgesamt arbeiten mehr als 900 Führungskräfte und Personalreferenten an allen Standorten damit. Die integrierte Prozessansicht zeigt für jeden Vorgang an, bei wem die Unterlagen liegen und in welchem Stadium der Entscheidungsfindung sich die Unterlagen gerade befinden. So wurde der Bewerbungsprozess um ein Vielfaches transparenter und die Durchlaufzeiten haben sich erheblich verringert. Individuell einstellbare Dashboards erleichtern die Arbeit für die involvierten Abteilungen zusätzlich. Daneben gibt es hilfreiche Funktionen, um Bewerber in Gruppen einzuteilen.


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