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Digitales Bewerberportal schafft transparente Prozesse

Die international agierende TECOSIM-Gruppe hat ihre Unternehmenszentrale in Rüsselsheim und ist in Deutschland mit sechs Niederlassungen vertreten. Hinzu kommen Standorte in Großbritannien, Indien, Japan und Österreich. Ein Schwerpunkt der Tätigkeiten liegt im Bereich Mobilität. Darüber hinaus bietet das Unternehmen aber auch Lösungen für die Branchen Energie, Industrie & Technik sowie Gesundheit an. Rund 440 Ingenieure arbeiten mit Hilfe von Computer Aided Engineering (CAE) an der Entwicklung von Produkten für unterschiedliche Einsatzfelder. Auf diese Weise wird in frühen Phasen der Produktentwicklung das Verhalten von Bauteilen unter verschiedenen Einflüssen abgebildet und ausgewertet. So lassen sich Prozesse transparenter gestalten und optimieren, gleichzeitig reduzieren sich die Entwicklungskosten.

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Die Herausforderung

Bis dato wurde im Recruiting bei TECOSIM mit herkömmlichen Mitteln wie Excel-Tabellen und E-Mail gearbeitet. Das war personal- und zeitaufwändig. Zudem gab es damit keine Möglichkeit einen individuellen Talentpool aufzubauen, in dem TECOSIM bei Bedarf passende Bewerber per Mausklick identifizieren konnte. Gesucht wurde eine zeitgemäße Lösung für das Bewerber- und Talentmanagement. Die Lösung sollte übersichtlich aufgebaut sein, um die Arbeit damit zu vereinfachen. Insbesondere für die Bereichsleiter, die sich – neben der HR-Abteilung – die Bewerberunterlagen ansehen. Denn diese arbeiten nicht tagtäglich mit der Lösung und benötigten daher ein Tool, in dem sie sich schnell zurechtfinden. Und auch für den Bewerber sollte der Prozess so angenehm wie möglich gemacht werden und ohne Komplexität und eine Vielzahl von Eingabeformularen auskommen. Die Lösung sollte außerdem mittelstandstauglich sein.

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Die Lösung

„Wir erhalten in der Regel wöchentlich zwischen 30 und 50 Bewerbungen, auf dieses Volumen sollte das neue Bewerbermanagement ausgerichtet sein“, berichtet Sandra Bonow, Director Human Resources bei der TECOSIM. Drei Lösungen kamen in die engere Auswahl. Entscheidend waren auch die Gespräche mit Referenzkunden, die über ihre Erfahrungen mit den Lösungen berichteten und diese aus der Praxis heraus bewerteten. Der Zuschlag ging letztendlich an MHM HR, denn „uns hat das Produkt sehr gut gefallen, darüber hinaus waren die Referenzen exzellent“, begründet Bonow die Entscheidung.

Nach einer kurzen Installationsphase ging bei TECOSIM nur wenige Wochen später die erste Bewerbung über MHM eRECRUITING ein. Damit kann das Unternehmen jetzt sämtliche Prozessschritte abwickeln – von der Personalanforderung und der Stellenausschreibung über die Onlinebewerbung bis hin zur endgültigen Einstellung. Das Funktionsprinzip ist so einfach wie überzeugend: Alle Informationen werden unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen in einer zentralen Datenbank gespeichert und können von autorisierten Nutzern eingesehen oder bearbeitet werden.

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Die Vorteile

Wer sich über das Bewerberportal beim CAE-Spezialisten bewirbt, schickt seine Unterlagen heute direkt in das neue Bewerbermanagement-Tool. Das System informiert die HR-Abteilung automatisch über neue Eingänge. Die Personalabteilung nimmt sich des Vorgangs an, überprüft die Unterlagen und schickt diese an die Fachbereichsleiter weiter. Nicht passende Bewerbungen werden entsprechend der gesetzten Filter bereits im Vorfeld aussortiert. Passt das Profil eines guten Kandidaten zu keiner aktuell ausgeschriebenen Stelle, wird er mit wenigen Klicks in den Talentpool übernommen. Natürlich nur, sofern der Bewerber sein Einverständnis dazu gibt.

So kann TECOSIM diesen zu einem späteren Zeitpunkt für eine neue Position direkt ansprechen und bei Interesse einladen. Das verhindert lange Recruiting- Abläufe und ermöglicht einen schnelleren Projekteinstieg. Aktuell passende Bewerber werden nach Rücksprache mit den Führungskräften zeitnah eingeladen. Für den gesamten Schriftverkehr mit Bewerbern verfügt die Lösung über eine Vielzahl von Vorlagen und Textbausteinen. Diese unterstützen die Personalabteilung bei der Korrespondenz und vereinfachen die Formulierung von Zu- oder Absagen.

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Das Ergebnis

Die Transparenz des Bewerbungsverfahrens hat sich deutlich erhöht. Denn aufgrund der integrierten Prozessübersicht zeigt das Tool für jeden Vorgang an, wie viele Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung eingegangen sind, bei wem sich die Unterlagen gerade befinden und in welchem Stadium die Entscheidungsphase ist. Zudem bietet die Lösung MHM eRECRUITING auch den Bewerbern die Möglichkeit, jederzeit ihren Bewegungsstatus einzusehen. „Wir arbeiten projektbezogen, weshalb der Zeitfaktor bei den Bewerbungen eine wichtige Rolle spielt“, sagt Sandra Bonow. „Umso entscheidender ist es, schnell die richtigen Leute zu finden.“

Nach rund einem Jahr ist das MHM eRECRUITING ein fester Bestandteil der Personalprozesse bei TECOSIM und erfreut sich großer Beliebtheit. Die Bewerbungsprozesse wurden durch die Lösung deutlich schneller und erheblich transparenter. Aufgrund der einfachen Nutzung und der leichten Bedienbarkeit ist die Akzeptanz bei allen Beteiligten sehr hoch, angefangen bei den HR-Kolleginnen, bis hinauf in die Führungsebene. Und nicht zuletzt konnte auch das Ansehen der Personalabteilung gesteigert werden. „Der HR-Bereich im Unternehmen hat an Standing gewonnen, weil wir dank der Lösung jetzt sehr viel professioneller intern wie auch extern auftreten können“, erklärt Sandra Bonow abschließend.


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