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Clarins optimiert Bewerbermanagement mit eRecruiting von MHM HR

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Die Herausforderung

Bisher wickelte die HR-Abteilung den Bewerberprozess ohne passende digitale Recruiting-Lösung ab. Bewerbungen trafen zwar vorwiegend per E-Mail ein und es gab auch eine automatische Eingangsbestätigung – darüber hinaus mussten Mitarbeiter jedoch individuell reagieren und etwa Zwischen- bescheide und Absagen verschicken oder fehlende Unterlagen nachfordern. Alle Bewerbungen wurden in eine Excel-Datei eingepflegt. Die Unterlagen von geeigneten Kandidaten druckten die HR-Mitarbeiter anschließend teilweise aus, um sie an die Führungskräfte weiterzuleiten. Auch das war aufwendig, denn nicht alle Entscheider arbeiten am Firmensitz in Starnberg. Während der Innendienst die Dokumente schnell über die interne Hauspost erhielt, nahm die Zustellung an den Außendienst mehr Zeit in Anspruch. In der Folge mussten auch Bewerber oftmals lange auf eine Reaktion warten. Auf der anderen Seite war es für HR-Mitarbeiter schwer, im Auge zu behalten, in welchem Stadium und bei wem sich eine Bewerbung gerade befand. Auch im Hinblick auf den Datenschutz war dieses Vorgehen nicht mehr zeitgemäß.

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Die Lösung

CLARINS entschied sich daher, eine Recruiting-Software einzuführen. Man wünschte sich eine Lösung, die den gesamten Bewerberprozess von der Stellenausschreibung über den Bewerbungseingang bis hin zur Besetzung abdecken konnte. Sie sollte für den Mittelstand maßgeschneidert sein und sich flexibel an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Gleichzeitig mussten die Kosten überschaubar bleiben. Außerdem legte CLARINS Wert auf eine SaaS-Lösung und Server in Deutschland. Mehrere Recruiting-Lösungen kamen in den Auswahlprozess. Schlussendlich entschied sich CLARINS für das Tool von MHM HR. Sowohl Workflow und Flexibilität der Lösung als auch das professionelle Auftreten des Anbieters überzeugten. Mit Unterstützung der Experten von MHM HR führte CLARINS die eRECRUITING-Lösung ein. Dazu wurde die Software individuell an die Prozesse des Unternehmens angepasst: So sollte das System die eingehenden Bewerbungen anfangs direkt an die Führungskräfte zustellen, um sowohl im Innen- als auch im Außendienst eine unmittelbare und flexible Bearbeitung anzubieten. Bald stand jedoch fest, dass bei dieser Vorgehensweise die Kompetenz der Personalabteilung fehlte. Daher entschloss sich CLARINS, den Prozess wieder über die HR-Abteilung zu leiten, um die eingehenden Bewerbungen dort zunächst auf ihre Eignung für die ausgeschriebenen Stellen zu prüfen. Den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses kann die zuständige Führungskraft anschließend selbst bestimmen und ihn sowohl unabhängig von der HR-Abteilung als auch in Zusammenarbeit fortführen. Ein weiterer Vorteil der MHM eRECRUITING-Software ist die Möglichkeit, zielorientierte und spezifische Fragen zu implementieren. So lassen sich Ausschreibungen noch genauer gestalten und damit die Qualität der Bewerbungen steigern.

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Das Ergebnis

Seit Ende letzen Jahres hat CLARINS das Recruiting-System von MHM HR in Betrieb. Alle Prozessbeteiligten können nun direkt und unmittelbar auf Bewerbungen zugreifen. Von der Stellenausschreibung und dem Eingang der Unterlagen über die Vorstellungsgespräche bis hin zur Einstellung bildet die Software den gesamten Prozess ab. Dadurch haben die Personaler immer im Blick, in welchem Stadium sich eine Bewerbung befindet – die früher langwierigen Abstimmungsprozesse entfallen. In der Folge haben sich auch die Reaktionszeiten deutlich verkürzt und Bewerber erhalten schneller Rückmeldung. Da die Bedienung des neuen Systems intuitiv und selbsterklärend ist, kamen die Anwender von Anfang an sehr gut damit zurecht. CLARINS nutzt zudem die Multiposting-Funktion der Recruiting-Software von MHM HR. Damit können die HR-Mitarbeiter in wenigen Schritten Stellenanzeigen in mehreren Stellenbörsen gleichzeitig platzieren. Das System schlägt zudem automatisiert die geeigneten Kanäle für eine Position vor. Zusätzlich werden weitere branchenspezifische Stellenbörsen in das System mit integriert, die CLARINS bereits zuvor nutzte. Interessante Bewerber, die in die engere Wahl kommen, am Ende jedoch nicht für die Position ausgewählt werden, speichert das Unternehmen jetzt in einem Talentpool – natürlich nur mit Einverständnis der Interessenten. So haben die Verantwortlichen für künftige offene Stellen schon einen Fundus an potenziellen Kandidaten an der Hand. Mit der neuen HR-Analytics-Funktion der Software können die Personalverantwortlichen zudem HR-Kennzahlen ermitteln lassen. So sehen sie auf einen Blick, wie lange es gedauert hat, eine Stelle zu besetzen, oder welche Recruiting-Kanäle für welche Ausschreibungen besonders erfolgreich waren.


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