Anwenderbericht: Caritas (CBT)

E-RECRUITING SOFTWARE-PARTNER MIT SOZIALER KOMPETENZ GESUCHT

Die Herausforderung

Bis 2018 lief das Recruiting der CBT auf klassische Weise. Sprich: Bewerbungen gingen analog per Post oder per E-Mail in den einzelnen Einrichtungen oder der Zentrale ein. Um offene Stellen an den verschiedenen Standorten passend zu besetzen, war in der Regel ein aufwändiges Abstimmungsverfahren zwischen der Personalabteilung in der Zentrale und den Personalverantwortlichen vor Orttnotwendig. Es fehlte ein zentraler Überblick über den Status quo einer Bewerbung – und das bei einer zunehmend steigenden Zahl an eingehenden Bewerbungen. Eine moderne Recruiting-Software sollte daher die Abläufe straffen und transparenter gestalten. „Wir haben einen Anbieter gesucht, der uns eine schlanke und langjährig erprobte Lösung anbietet, die sich problemlos in unsere Strukturen einbetten lässt“, erinnert sich Kathrin Hartmann, Leitung Recruiting / Personalmarketing bei der CBT. „Kosteneffizienz und die intuitive Handhabung standen auf unserer Wunschliste weit oben.“

Die Anforderungen

Wichtig war den Verantwortlichen auch eine hohe soziale Kompetenz des Anbieters, die sich sowohl bei den Mitarbeitern als auch in der Lösung widerspiegeln sollte. „Unser Dienstleister muss auf einer menschlichen Ebene verstehen, wie man mit den Anforderungen umgeht, die Kunden wie wir an ein Bewerbermanagement-System haben“, erklärt Hartmann. Dieses Verständnis, gepaart mit der Erfahrung im Umfeld von sozialen Unternehmen, fand die CBT bei MHM HR mit dem System MHMeRECRUITING.

Der Startschuss für das Projekt fiel Ende August 2018. Bereits am ersten Dezember ging das neue E-Recruiting-System mit allen erforderlichen Grundfunktionen in Betrieb. Auch der Datenschutz der kirchlichen Einrichtung war jetzt vollumfänglich abgedeckt. Dabei erwies es sich als hilfreich, dass die Software von MHM HR nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch die Standards des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG) erfüllt.

Die Lösung

Die Umstellung von analog auf digital ist bei der CBT ein voller Erfolg. Mittlerweile arbeiten weit über 200 Manager mit dem System. Bis Ende 2023 wurden mehr als 4.500 Bewerbungen in der E-Recruiting-Software bearbeitet. Bis zum Ende des ersten Halbjahres 2024 wurde diese Zahl bereits überschritten. In den nächsten Jahren wird die Zahl der Bewerbungen bei der CBT sogar auf 7.000 bis 8.000 pro Jahr steigen, schätzt Kathrin Hartmann. Die Vorauswahl der Bewerbungen erfolgt nach deren Eingang in der Zentrale. Die Unterlagen der Bewerber, die für eine ausgeschriebene Stelle in einem der Häuser passen könnten, werden im System MHMeRECRUITING an die zuständigen Manager in den diversen Häusern verteilt. Diese laden die vorgeschlagenen Bewerber dann direkt zu einem Vorstellungsgespräch ein. Bei einer positiven Entscheidung geht über das System von MHM HR eine Mitteilung direkt zurück an die Zentrale, wo dann die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess erfolgen. Nicole Karmann erklärt: „Der Fachbereich Personalcontrolling muss ebenfalls eingebunden werden, denn bei uns muss vor jeder Einstellung geprüft werden, ob die Stelle refinanziert ist.“ Um die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, hat MHM HR die Standardprozesse der Software problemlos an dessen Bedürfnisse angepasst. „Dass MHM HR so agil auf unsere Wünsche eingegangen ist, um unsere Prozesse in der Software abzubilden, ist schon ein besonderer USP. Unserem Personalteam helfen die individuellen Anpassungen dabei, die Flut der Bewerbungen klar zu strukturieren und schnell durch den Recruiting-Prozess zu schleusen“, lobt Kathrin Hartmann den Software-Partner.

Das Ergebnis

Der Talent Pool, den MHM HR im System anbietet, ist für Hartmann und ihr Team ein weiteres Highlight der Software. Nicht immer passt ein Bewerber auf eine Stelle, die aktuell vakant ist. „Der Talent Pool ist für uns ein wichtiges Hilfsmittel, um Bewerber nicht aus den Augen zu verlieren. Selbstverständlich holen wir deren Einverständnis ein, bevor wir deren Daten dort hinterlegen“, berichtet die Recruiting-Spezialistin. „So können wir dynamisch und proaktiv auf Personalbedarf reagieren, bevor wir eine aufwändige Stellenausschreibung initiieren.“ Den Bewerbern signalisiere man zudem eine hohe Wertschätzung, auch wenn er oder sie aktuell für eine Stelle nicht infrage kommen. Das Recruiting bei der CBT hat seit der Einführung von MHMeRECRUITING erheblich an Fahrt aufgenommen. „Wir profitieren von schnelleren und transparenteren Prozessen. Dadurch können wir offene Stellen schneller mit qualifiziertem Personal besetzen“, so das Fazit von Kathrin Hartmann und Nicole Karmann. „MHM HR ist dabei der zuverlässige Partner an unserer Seite. Unsere besonderen Wünsche werden aufgenommen und zeitnah umgesetzt. Dadurch konnten wir unsere Abläufe deutlich optimieren.“