Anwenderbericht: Caritas Frankfurt

WIE DIE CARITAS FRANKFURT IHR RECRUITING MIT MHM HR OPTIMIERT

Die Herausforderung

Die mehr als 100 Einrichtungen der Frankfurter Caritas sind über das gesamte Stadtgebiet und das Umland verteilt. „Eine unserer Baustellen im Personalwesen war das Bewerbermanagement“, erklärt Özlem Alma, Zentralbereich Personalmanagement, Caritas Frankfurt. „Das Personalmanagement unterstützte die jeweiligen Einrichtungen zwar bei den Stellenausschreibungen, die nachfolgenden Prozesse allerdings übernahmen die jeweiligen Einrichtungsleitungen eigenständig.“ Es fehlte ein Überblick über die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen, deren Qualität und über welche Kanäle die Bewerbenden von der offenen Position erfahren haben. Um eine Stellenausschreibung zu löschen oder zu verlängern, musste HR explizit in den jeweiligen Einrichtungen nachfragen – ein personal- und zeitintensives Verfahren.

Die Anforderungen

2021 fiel dann die Entscheidung für die Frankfurter Caritas, ein Bewerbermanagement-System einzuführen und die bisherigen Abläufe zu modernisieren. „Wir wollten eine Lösung implementieren, die unseren Wunsch nach zentralen Prozessen bei einer dezentralen Einrichtungsstruktur erfüllt“, beschreibt Alma das Anforderungsprofil. Alle Abläufe im Bewerbungsprozess sollten in einem zentralen System abgebildet und nachvollziehbar dokumentiert werden, auch wenn die Bewerbungsgespräche sowie die Entscheidung über eine Einstellung von Kandidaten in den jeweiligen Einrichtungen erfolgen.

Anhand dieses Anforderungsprofils startete die Caritas Frankfurt ihre Suche nach einem passenden Lösungspartner. Nach ausführlichen Gesprächen und einer Testphase mit mehreren Produkten fiel die Wahl auf das System des Stuttgarter Anbieters MHM HR – nicht zuletzt, weil die Lösung MHMeRECRUITING bei vielen anderen Caritas-Verbänden bereits seit Jahren erfolgreich im Einsatz ist.

Die Lösung

Gemeinsam mit MHM HR legte die Caritas fest, welche Prozesse aufgesetzt und für den Praxiseinsatz konfiguriert werden sollten. Priorität hatte das Thema „Interviews“. Neben mehr Prozesstransparenz sollten wichtige Kennzahlen erfasst werden: Wie viele Bewerbungen gab es etwa auf eine Ausschreibung und wie war deren Qualität? Wie viele Gespräche wurden geführt und wie viele Einstellungen resultierten daraus?

Darüber hinaus sollten der Aufbau und das Wording der Ausschreibungen mit strukturierten Vorlagen und Textbausteinen vereinheitlicht werden.

Um die Verantwortlichen mit MHMeRECRUITING vertraut zu machen, setzte die Caritas Frankfurt detaillierte Manuals sowie kurze Video-Tutorials zum Umgang mit den einzelnen Arbeitsschritten des Bewerbermanagement-Systems auf. Gemeinsam mit MHM HR wurden zudem digital via MS Teams verschiedene Schulungstermine angeboten. „Wir wollten allen Nutzern einen leichten Einstieg in das System anbieten“, erklärt Alma. Nach einer kurzen Test- und Trainingsphase startete die Caritas dann den Live-Betrieb. „Das lief dann überraschend geräuschlos, denn die meisten Nutzer fühlten sich durch die Schulungen und das verfügbare Material gut vorbereitet“, sagt Alma. „Insgesamt war die Akzeptanz von Anfang an sehr hoch“, so das Fazit des Personalmanagements.

Das Ergebnis

Die Einführung von MHMeRECRUITING hat das Bewerbermanagement bei der Frankfurter Caritas deutlich vereinfacht. Stellenanzeigen stellen die Führungskräfte heute im System aus den angebotenen Textbausteinen zusammen und ergänzen individuell Merkmale. Der Entwurf der Stellenausschreibung wird vom Personalmanagement gegengelesen und dann veröffentlicht. Eingehende Bewerbungen gehen direkt bei den zuständigen Vorgesetzten ein, werden dort gesichtet und mit den Ampelfarben rot, gelb, grün bewertet. Bei roten Bewertungen geht sofort eine Absage an die Kandidaten. Mit Gelb qualifiziert sich ein Bewerber für den Talent Pool und wird bei Bedarf später noch einmal angesprochen. Grün gekennzeichnete Kandidaten erhalten eine Einladung zum persönlichen Bewerbungsgespräch. Das System zeigt automatisch wichtige Kennzahlen an – etwa wie viele Zweitgespräche und Einstellungen sich am Ende aus einer Stellenausschreibung ergeben.

Dank der Implementierung von MHMeRECRUITING konnte die Caritas Frankfurt ihre Bewerbungsprozesse deutlich optimieren. Heute werden Vorgänge von der Stellenanforderung über die Ausschreibung bis hin zur Einstellung digital abgebildet und stehen allen Beteiligten per Mausklick zur Verfügung. Telefonische Rückfragen zu internen Vorgängen oder manuelle Eingaben von Anforderungsprofilen gehören der Vergangenheit an. Das spart Zeit und Geld.