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Zukunftsorientiert: AGENDA Software setzt auf eRecruiting von MHM HR

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Die Herausforderung

Fachkräftemangel ist nach wie vor ein wichtiges Thema in Deutschland. Ein Mittel, um diesem zu begegnen, ist, die „Time-to-Hire“, also die Zeitspanne vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung, zu verkürzen. Denn lange Bewerbungsprozesse bergen das Risiko, vielversprechende Talente an die Konkurrenz zu verlieren. Vor dieser Herausforderung stand auch die AGENDA Informationssysteme GmbH & Co. KG. Hier zog sich der Recruiting-Prozess vor allem aufgrund nicht kompatibler Systeme in der HR-Abteilung oft unnötig in die Länge. So wurden vor Einführung der neuen Lösung die Bewerbungsunterlagen in einem CRM-System digital hinterlegt.

Da dieses jedoch nicht auf Recruiting-Prozesse ausgerichtet war, mussten HR-Mitarbeiter ohne grundlegende Funktionen, wie ausreichend Platz für Notizen, auskommen. Die zugehörige interne und externe Bewerbungskorrespondenz führten Recruiter über eine zweite separate Plattform. Dies erschwerte nicht nur die Weiterleitung von Unterlagen an die Fachabteilungen – auch einzelne Prozessschritte ließen sich so nur unzureichend nachvollziehen. Wichtig war zudem, dass Bewerbungen nur individuell weitergeleitet werden können, um den Datenschutz zu gewährleisten. Grundsätzlich dürfen Bewerbungsunterlagen nur von Personen im Unternehmen eingesehen werden, die direkt am Entscheidungsprozess beteiligt sind. Zudem sollte das System Bewerberkorrespondenzen vordatieren können.

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Die Lösung

Daher machte sich die HR-Abteilung auf die Suche nach einer passenden Bewerbermanagement-Software. Schlussendlich kamen sechs Anbieter in die engere Auswahl. Die Projektverantwortlichen bei AGENDA Software evaluierten diese über mehrere Monate, indem sie an Webinaren der Provider teilnahmen und die Lösungen über Testzugänge ausprobierten. „Das System von MHM HR hat uns bereits in der Evaluationsphase sehr gut gefallen“, erklärt Melanie Gauland, Personalleiterin bei AGENDA Software. „Vor allem das schlichte, übersichtliche Design der Benutzeroberfläche hat uns sofort angesprochen. Zudem waren wir auf der Suche nach einem etablierten Anbieter. Daher sind uns auch die zahlreichen namhaften Kundenreferenzen von Anfang an positiv aufgefallen.“

Den Ausschlag für die Entscheidung gab schließlich die Empfehlung eines anderen namhaften Unternehmens, das bereits mit MHM eRecruiting arbeitet und sehr zufrieden mit der implementierten Lösung ist. Über die Lösung kann das Unternehmen jetzt sämtliche Prozessschritte abwickeln – von der Stellenausschreibung über die Onlinebewerbung und die interne und externe Korrespondenz bis hin zur endgültigen Einstellung. Geht eine Bewerbung über das Online-Recruiting-Portal ein, wird sofort und automatisiert der zuständige Recruiter informiert. Auf Wunsch filtert die Software auch vor. Der Personalmitarbeiter prüft anschließend die Unterlagen und schickt sie gegebenenfalls an die Fachabteilung weiter – medienbruchfrei und mit nur einem Knopfdruck. Die Fachabteilung wird ebenfalls automatisiert benachrichtigt und kann sich – unterstützt durch Erinnerungsfunktionen – zeitnah bei der Personalabteilung zurückmelden, welcher Kandidat zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden soll. Alle Informationen werden natürlich unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen in einer zentralen Datenbank gespeichert und können nur von autorisierten Nutzern eingesehen oder bearbeitet werden.

Zudem wurden auch Schnittstellen zum Business-Netzwerk Xing geschaffen. Über die Kopplung können sich Karriereinteressierte einfach mit ihrem Xing-Profil auf die Wunschstelle bewerben (One-Click-Bewerbung). AGENDA Software hat sich außerdem für den Talentpool von MHM HR entschieden. In diesem können – natürlich ausschließlich mit Einverständnis der Bewerber – interessante Profile gespeichert werden, für die es momentan keine passende Stelle gibt. Wird eine neue Position frei, können Recruiter dann aus dem Pool schöpfen und finden dank intelligent gesetzter Filter einen passenden Kandidaten – ohne langwierigen und kostenintensiven Recruiting-Prozess.

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Das Ergebnis

Die Verantwortlichen der HR-Abteilung schätzen vor allem, dass sie mit der neuen Lösung nun das gesamte Bewerbermanagement in nur einem System abwickeln können.

„Die Lösung wurde innerhalb weniger Wochen vom MHM-Expertenteam nahezu reibungslos implementiert. Stellenanzeigen können wir über die Lösung nun unkompliziert auf der Agenda-Karriereseite und im Intranet veröffentlichen. Für die dafür nötigen Schnittstellen hat das Team von MHM HR eng mit unseren Web-Entwicklern zusammengearbeitet – das hat sehr gut funktioniert.“, erklärt Marion Schön, Sachbearbeiterin Personalwesen und Recruiter bei AGENDA Software.

Auf technischer Seite hat sich vor allem das Schalten von Stellenanzeigen auf der Homepage und im Intranet vereinfacht. War vorher ein unpraktischer und langwieriger Prozess nötig, können Recruiter heute mit der Lösung von MHM HR neue Stellenanzeigen schnell und unkompliziert in das Web-System einspeisen.


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