Bewerbermanagement
mit MHM HRWir wissen, wie erfolgreiches eRecruiting funktioniert
Erfolgreiches Bewerbermanagement: Worauf kommt es an?
Wie gelingt erfolgreiches Bewerbermanagement und worauf sollten Sie achten? Hier erfahren Sie alles, was Sie rund um das Thema wissen müssen.
Was ist Bewerbermanagement?
Mehr denn je sind heute im Recruiting schnelle Reaktionszeiten, Transparenz und effiziente Abläufe gefragt. Ein digitales Bewerbermanagement-System ist daher unverzichtbar.
Ziele des Bewerbermanagements
Viele Kandidat:innen haben schon einmal ihre Bewerbung abgebrochen, weil sie zu lange auf eine Antwort warten mussten. Im Recruiting zählt Geschwindigkeit. Wer Wochen braucht, um Bewerber:innen zum Vorstellungsgespräch einzuladen, verliert die besten Talente an die Marktbegleiter. Ein modernes Bewerbermanagement-System ermöglicht es, schnell auf Bewerbungen zu reagieren und den Recruiting-Prozess zügig voranzutreiben. Da die gesamte Kommunikation und Workflow-Steuerung über eine zentrale Plattform erfolgt, können alle Nutzer:innen jederzeit schnell auf wichtige Daten zugreifen. Die Personalabteilung weiß stets, in welchem Status sich eine Bewerbung befindet.
Das wichtigste Ziel des Bewerbermanagements besteht darin, Recruiting-Prozesse zu optimieren. Um Kandidat:innen zu finden, die optimal zum Unternehmen und der jeweiligen Stelle passen, müssen Recruiting-Teams ihre Zielgruppe genau kennen und an den richtigen Orten suchen. Ein modernes Bewerbermanagement-System platziert Stellenangebote mithilfe von Multiposting automatisch in den relevanten Kanälen. Auch ein integriertes Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm hilft dabei, erfolgversprechende Kandidat:innen zu identifizieren.
Ein modernes Bewerbermanagement sorgt für einen schnellen und anwenderfreundlichen Bewerbungsprozess, bei dem sich die Kandidat:innen wertschätzend behandelt fühlen. Das trägt entscheidend zu einer positiven Candidate Experience bei, die sich wiederum auf das Arbeitgeber-Image auswirkt. Denn die meisten Menschen teilen ihre Erfahrungen mit Freunden, Bekannten und auf Social Media.
Indem eine Bewerbermanagement-Software Prozesse automatisiert, wird die Personalabteilung entlastet. Dadurch gewinnen Sie mehr Freiraum, sich um die Mitarbeiter:innen zu kümmern. Außerdem liefert das System wichtige KPIs, um den Erfolg von Maßnahmen zu messen. So können HR-Verantwortliche ihre Recruiting-Strategie optimieren und ihre Budgets dort einsetzen, wo sie den größten Effekt erzielen.
Der Prozess im Bewerbermanagement
Stellenangebote müssen die Aufmerksamkeit der potentiellen Bewerber:innen auf sich ziehen. Dafür brauchen sie eine prägnante Headline, müssen ansprechend und übersichtlich gestaltet, sowie mobil optimiert sein. In der Bewerbermanagement-Software können Recruiting-Teams Jobprofile als Vorlage hinterlegen und per Knopfdruck aussagekräftige Stellenanzeigen erstellen. Das System ordnet Stellenanzeigen den relevanten Jobportalen zu, veröffentlicht sie automatisiert und passt dabei das Layout an den jeweiligen Ausgabe-Kanal an.
Um die besten Bewerber:innen zu finden, müssen Recruiting-Teams auch aktiv auf Talentsuche gehen und Präsenz in Social-Media-Kanälen zeigen. In Business-Portalen wie XING oder LinkedIn können Sie Kandidaten zum Beispiel persönlich ansprechen. Unser Tipp: Machen Sie es Interessierten so einfach wie möglich, sich zu bewerben – zum Beispiel direkt mit ihrem Social-Media-Profil.
Jetzt muss das Recruiting-Team die eingehenden Bewerbungen prüfen und an die verantwortlichen Führungskräfte weiterleiten. Auch dabei unterstützt die Bewerbermanagement-Software: Sie extrahiert relevante Informationen und legt sie in standardisierter Form an der richtigen Stelle ab. Die Fachabteilung wird automatisch informiert, kann direkt auf die Daten zugreifen und entscheiden, welche Kandidat:innen sie zum Vorstellungsgespräch einladen will. Damit nichts liegenbleibt, erinnert die Software die Beteiligten automatisiert an anstehende Aufgaben.
Eine schnelle, transparente und persönliche Kommunikation ist im Recruiting Pflicht. Sie drückt Wertschätzung gegenüber den Bewerber:innen aus und trägt zu einer positiven Candidate Experience bei. Das Bewerbermanagement-System verschickt automatisiert eine persönliche Eingangsbestätigung und hält die Kandidat:innen auf dem Laufenden, in welchem Status sich der Bewerbungsprozess befindet.
Ein persönliches Gespräch ist immer noch der beste Weg, um herauszufinden, ob die Bewerber:innen ins Team und ins Unternehmen passen. Schon während des Interviews können Personaler:innen und Führungskräfte auf ihrem mobilen Endgerät Notizen ins Bewerbermanagement-System eingeben. So können sie sofort mit Kolleg:innen teilen, welchen Eindruck die Kandidat:innen auf sie gemacht haben. Das spart Zeit und Papier.
Wenn Sie den, bzw. die perfekte Kandidat:in gefunden haben, heißt es, keine Zeit zu verlieren. Rufen Sie die Person an und schicken Sie ihr einen Vertrag, bevor sie anderswo unterschreibt. Auch wenn Sie eine Absage erteilen, sollten Sie das möglichst wertschätzend tun – vielleicht ist diese Person künftig für eine andere Stelle geeignet? Sofern sie einverstanden ist, können Sie die Unterlagen in Ihren Talent-Pool aufnehmen.
Weitere Tipps für die Einführung eines Bewerbermanagement-Systems Wie finden Sie die geeignete Software und wie gelingt die Einführung am besten? Diese Tipps haben sich in der Praxis bewährt:
Neben HR sollten auch IT und Marketing sowie der, bzw. die Datenschutzbeauftragte und der Betriebsrat in den Entscheidungsprozess involviert werden. Ebenso wie Mitarbeiter:innen und Führungskräfte, die das System später nutzen.
Welche Funktionen braucht das Bewerbermanagement, welche Schnittstellen sind erforderlich und wo hakt es im bestehenden Prozess? Wichtig ist zudem eine intuitive Benutzerführung, so dass alle gerne mit dem System arbeiten.
Beim Recruiting geht es um sensible, personenbezogene Daten. Deshalb sollte eine Cloud-Lösung in einem Rechenzentrum in der EU DSGVO-konform gehostet werden, auf die nur Berechtigte zugreifen können.
Ein digitales Bewerbermanagement sollte auf einer am Markt erprobten Standardlösung basieren, die individuell anpassbar ist und bei der Updates, Support und Schulungen inkludiert sind.
Beispiele für Funktionen im digitalen Bewerbermanagement
FAQ
Das Bewerbermanagement umfasst alle Phasen im Recruiting-Prozess. Es steuert die Workflows und sorgt für die regelkonforme und sichere Verwaltung der Bewerberdokumente. Ein wichtiger Faktor im Bewerbermanagement ist zudem die Kommunikation mit den Kandidat:innen.
Ein modernes Bewerbermanagement bringt viele Vorteile: Es beschleunigt den Bewerbungsprozess, steigert die Effizienz im Recruiting, spart Kosten und verkürzt die Time to Hire. Das fördert eine positive Candidate Experience, trägt zum Employer Branding bei und entlastet gleichzeitig die HR-Abteilung.
Machen Sie es Kandidat:innen so einfach wie möglich, sich zu bewerben. Dafür spielen zum Beispiel eine übersichtliche Karriere-Website, Mobile Recruiting und die One-Klick-Bewerbung eine wichtige Rolle. Platzieren Sie Ihre Stellenanzeigen dort, wo sich Ihre Zielgruppe tummelt, betreiben Sie Active Sourcing und investieren Sie in Employer Branding. Außerdem lohnt es sich, einmal über den Tellerrand hinauszublicken, Quereinsteigern eine Chance zu geben oder auch international auf Kandidatensuche zu gehen.
Es existieren vielfältige Lösungen auf dem Markt mit stark variierenden Preismodellen. Einige Anbieter setzen auf die Abrechnung pro Nutzer oder pro zeitgleich veröffentlichter Stellenanzeigen. MHM HR hingegen bietet feste Lizenzstufen an, die sich nach der Mitarbeiteranzahl der Unternehmen richten. Die monatlichen Nutzungspauschalen werden ausschließlich auf Grundlage dieser Größe berechnet. Darüber hinaus gibt es reduzierte Preislisten für Soziale Organisationen. Bei der Kalkulation der Kosten ist es wichtig, die Einführung, Anpassung und Verwaltung des Systems zu berücksichtigen. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot!