Auftragsdatenverarbeitung

Unsere Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung können Sie hier herunterladen und Ihr Unternehmen hinterlegen: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (PDF).

Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO

[Stand: 06/2026]

Vereinbarung zwischen der

Musterfirma GmbH
Musterstraße 10
70199 Musterstadt 

und der

MHM HR GmbH, Adlerstraße 41, 70199 Stuttgart
– Auftragsverarbeiter – nachstehend Auftragnehmer genannt

Präambel

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine Online-Rekrutierungssoftware zur Verfügung Im Rahmen einer Leistungsvereinbarung (Hauptvertrag) nimmt der Auftragnehmer Zugriff auf das System des Auftraggebers, um für den ordnungsgemäßen Betrieb Sorge zu tragen. Im Rahmen der Tätigkeiten des Auftragnehmers ist nicht ausgeschlossen, dass der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers erhält. Zur Sicherung und ordnungsgemäßen Verwendung der personenbezogenen Daten werden in diesem Vertrag entsprechende Regelungen getroffen. Eventuell ältere Vertragsversionen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO werden durch diesen Vertrag ersetzt.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Gegenstand

Erbringung von diversen mit MHM-Software im Zusammenhang stehenden Dienstleistungen, insbesondere Hosting, Support und Erbringung von Service-Requests.

(2) Dauer

Diese Vereinbarung ist an die Laufzeit der Hauptverträge (Leistungsvereinbarung) gekoppelt und endet spätestens sobald und soweit der Auftragnehmer keine Zugriffsmöglichkeit gemäß Ziff 1. (1) dieser Vereinbarung hat und demzufolge keine Auftragsverarbeitung mehr vorliegt.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Die Online-Rekrutierungssoftware „MHMeRECRUITING“ wird auf Servern des Auftragnehmers betrieben. Im Rahmen der seitens des Auftragnehmers erbrachten Supportdienstleistungen / Pflegeleistungen / Hostingleistungen hat dieser die Möglichkeit, auf die nachstehend benannten Daten (Art der Daten/Kreis der Betroffenen) zuzugreifen.

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

(2) Art der Daten

Bei den zu verarbeitenden personenbezogenen Daten handelt es sich im Wesentlichen um solche, die die Nutzer des vorbenannten Online-Rekrutierungstools angeben. Zu diesen Daten zählen in der Regel Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail- Adresse, ferner Angaben zum Lebenslauf sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DS-GVO soweit beruflich relevant.

(3) Kategorien betroffener Personen

Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen umfasst Bewerber, Beschäftigte des Auftraggebers.

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zur Verfügung zu stellen. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c), Art. 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen. (Eine aktuelle Dokumentation der ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen steht unter https://www.mhm-hr.com/dsgvo-tom zur Einsichtnahme zur Verfügung).

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

a) Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt.

Als Datenschutzbeauftragte sind bestellt:

– Beim Auftraggeber:
Siehe Anlage 1

– Beim Auftragnehmer:

Herr Thorsten Jordan (Stellvertreter Herr Julian Häcker),
Firma ENSECUR GmbH, Kaiserstrasse 86, 76133 Karlsruhe
Telefon: +49 (0) 721 18035671,
E-Mail: dsb-mhm(at)ensecur.de.

Aktuelle Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten sind auf der Homepage des Auftragnehmers leicht zugänglich hinterlegt.

b) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b), Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c), Art. 32 DS-GVO. (Eine aktuelle Dokumentation der ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen steht unter https://www.mhm-hr.com/dsgvo-tom zur Einsichtnahme zur Verfügung).

d) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

e) Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

f) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.

g) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

6. Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer zur Erfüllung seiner unternehmerischen Aufgaben in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Die Einschaltung und/oder Änderung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer ist grundsätzlich nur mit Zustimmung des Auftraggebers gestattet. Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz von Unterauftragnehmern wie folgt zu:

a) Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz der unter https://www.mhm-hr.com/dsgvo-dienstleister aufgeführten und zum Zeitpunkt der Unterzeichnung dieser Vereinbarung beauftragten Unterauftragnehmer bereits jetzt zu.

b) Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz bzw. der Änderung weiterer Unterauftragnehmer zu, wenn der Auftragnehmer den Einsatz bzw. die Änderung dreißig (30) Tage vor Beginn der Datenverarbeitung schriftlich (E-Mail ausreichend) dem Auftraggeber mitteilt. Der Auftraggeber kann dem Einsatz eines neuen Unterauftragnehmers bzw. der Änderung widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist, gilt die Zustimmung zum Einsatz oder zur Änderung als gegeben. Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass in bestimmten Fällen die Leistung ohne den Einsatz eines bestimmten Unterauftragnehmers nicht mehr erbracht werden kann. In diesen Fällen ist jede Partei zur Kündigung ohne die Einhaltung einer Frist berechtigt. Liegt ein wichtiger datenschutzrechtlicher Grund für den Widerspruch vor und ist eine einvernehmliche Lösungsfindung zwischen den Parteien nicht möglich, wird dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht eingeräumt. Der Auftraggeber hat seine Absicht zur Kündigung innerhalb von einer Woche nach Scheitern der einvernehmlichen Lösung schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer zu erklären. Der Auftragnehmer kann innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Absichtserklärung dem Widerspruch abhelfen. Wird dem Widerspruch nicht abgeholfen, kann der Auftraggeber die Sonderkündigung erklären, die mit Zugang wirksam wird.

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(5) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftraggebers (mind. Textform). Sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch – die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;

– die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS- GVO;

– aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);

– eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).

(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen. Aufwände des Auftragnehmers, welche im Zusammenhang mit der Überprüfung, Kontrolle und Dokumentation datenschutzrechtlicher Angelegenheiten stehen (insbesondere die Beantwortung individueller Fragebögen), werden gemäß aktueller Preisliste des Auftragnehmers abgerechnet.

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen

b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden

c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen

d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung

e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung gemäß aktueller Preisliste beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

Weisungsberechtigte Personen beim Auftraggeber sind
Siehe Anlage 1

Weisungsempfänger beim Auftragnehmer sind:
Steffen Michel, Geschäftsleitung
Armin Mendle, Geschäftsleitung
Philipp Reik, Projektleiter
Telefon: +49 (0) 711 120909-0
E-Mail: datenschutz(at)mhm-hr.com

(2) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Bei einem Wechsel oder einem Ausscheiden der befugten Personen sind die Parteien verpflichtet dies unverzüglich bekannt zu geben.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

11. Sonstiges

(1) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit an den Daten beim Auftraggeber liegt.

(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Sollte eine der Regelungen dieser Vereinbarung oder einer mit Bezug hierauf geschlossenen weiteren Vereinbarung, gleich wann und aus welchem Grund, unwirksam sein oder werden oder die Vereinbarung eine nach übereinstimmender Auffassung der Parteien regelungsbedürftige Lücke enthalten, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen nicht. Anstelle der unwirksamen Regelung oder in Ausfüllung der Lücke gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

(3) Es gilt deutsches Recht.