Bis 2018 lief das Recruiting der CBT auf klassische Weise: Bewerbungen gingen analog per Post oder per E-Mail in den einzelnen Einrichtungen oder der Zentrale ein. Um offene Stellen an den verschiedenen Standorten passend zu besetzen, war ein aufwändiges Abstimmungsverfahren zwischen der Zentrale und den Personalverantwortlichen vor Ort notwendig. Es fehlte ein zentraler Überblick über den Status quo einer Bewerbung – und das bei einer zunehmend steigenden Zahl an eingehenden Bewerbungen.

Eine moderne Recruiting-Software sollte die Abläufe straffen und transparenter gestalten. Wichtig war den Verantwortlichen auch eine hohe soziale Kompetenz des Anbieters, die sich sowohl bei den Mitarbeitern als auch in der Lösung widerspiegeln sollte. Diese Kompetenz, gepaart mit der Erfahrung im Umfeld von sozialen Unternehmen, fand die CBT bei MHM HR mit dem System MHMeRECRUITING. Hinzu kam, dass die Software nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch die Standards des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG) erfüllt.

Die Umstellung von analog auf digital ist bei der CBT ein voller Erfolg. Mittlerweile arbeiten weit über 200 Manager mit dem System. Bis Ende 2023 wurden mehr als 4.500 Bewerbungen in der E-Recruiting-Software bearbeitet. Die Vorauswahl der Bewerbungen erfolgt nach Eingang in der Zentrale. Die Bewerbungsunterlagen, die für eine ausgeschriebene Stelle in einem der Häuser passen könnten, werden via MHMeRECRUITING an die zuständigen Manager in den Häusern verteilt.

Diese laden die vorgeschlagenen Bewerber dann direkt zu einem Vorstellungsgespräch ein. Bei einer positiven Entscheidung geht über das System von MHM HR eine Mitteilung direkt zurück an die Zentrale, wo dann die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess erfolgen. Um die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, hat MHM HR die Standardprozesse der Software problemlos an dessen Bedürfnisse angepasst.

Im Recruiting hat bisher jeder Verband für sich gearbeitet. Bewerbungsverfahren wurden von Hand durchgeführt und Unterlagen per Hauspost oder E-Mail zwischen den Verantwortlichen hin- und hergeschickt. Das war umständlich, unübersichtlich und dauerte lang. Wollte ein Verband eine Bewerbung an einen anderen weiterreichen, war das mit großem Kommunikationsaufwand zwischen den HR-Mitarbeitern, den Geschäftsführern und den Bewerbenden verbunden.

Der DiCV suchte daher nach einem Bewerbermanagement-System, das einfach zu bedienen war und sich schnell einführen ließ. Da im Dachverband ein erheblicher Mitarbeiterwechsel aus Altersgründen bevorstand. Deshalb wollte man den Aufwand im Recruiting möglichst bald reduzieren. Gleichzeitig sollte sich das neue System zudem für eine unkomplizierte Einführung bei weiteren Verbänden und Einrichtungen eignen.

Das „Projekt eRecruitung“ startete im Oktober 2016 beim Dachverband DiCV. Bereits einen Monat später war das neue Bewerbermanagement-System aufgesetzt und Mitte Dezember ging es live. Mittlerweile sind zwölf Verbände und Einrichtungen im Rheinland zugeschaltet, mit eigenem Talent Pool und einem gemeinsamen Talent Pool. Dafür hat MHM HR das System eigens angepasst. Das neue Bewerbermanagement-System wird von den Anwendern sehr gut angenommen und bringt im Recruiting große Entlastung.

Die angeschlossenen Caritasverbände und Einrichtungen verfügen nun über ein einheitliches, rechtssicheres Bewerbendenverfahren. Da die Kommunikation über eine zentrale Plattform stattfindet, konnte das E-Mail-Aufkommen deutlich reduziert werden. Dank der Multiposting-Funktion können Stellenanzeigen schnell und einfach auf verschiedenen Kanälen und externen Stellenbörsen gleichzeitig geschaltet werden.

Die mehr als 100 Einrichtungen der Frankfurter Caritas sind über das gesamte Stadtgebiet und das Umland verteilt.Es fehlte ein Überblick über die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen, deren Qualität und über welche Kanäle die Bewerbenden von der offenen Position erfahren haben. Um eine Stellenausschreibung zu löschen oder zu verlängern, musste HR explizit in den jeweiligen Einrichtungen nachfragen – ein personal- und zeitintensives Verfahren.

Alle Abläufe sollten künftig im Bewerbungsprozess in einem zentralen System abgebildet und nachvollziehbar dokumentiert werden, auch wenn die Bewerbungsgespräche sowie die Entscheidung über eine Einstellung von Kandidaten in den jeweiligen Einrichtungen erfolgen nach ausführlichen Gesprächen und Testphasen fiel die Wahl auf MHMeRECRUITING – ein System, das bei vielen anderen Caritas-Verbänden bereits seit Jahren erfolgreich im Einsatz ist.

Gemeinsam mit MHM HR legte die Caritas fest, welche Prozesse aufgesetzt und für den Praxiseinsatz konfiguriert werden sollten. Priorität hatte das Thema „Interviews“. Neben mehr Prozesstransparenz sollten wichtige Kennzahlen erfasst werden: Wie viele Bewerbungen gab es etwa auf eine Ausschreibung und wie war deren Qualität? Wie viele Gespräche wurden geführt und wie viele Einstellungen resultierten daraus?

Darüber hinaus sollten der Aufbau und das Wording der Ausschreibungen mit strukturierten Vorlagen und Textbausteinen vereinheitlicht werden. Um die Verantwortlichen mit MHMeRECRUITING vertraut zu machen, setzte die Caritas Frankfurt detaillierte Manuals sowie kurze Video-Tutorials zum Umgang mit den einzelnen Arbeitsschritten des Bewerbermanagement-Systems auf. Gemeinsam mit MHM HR wurden zudem digital via MS Teams verschiedene Schulungstermine angeboten.

Die Gesundheitswirtschaft ist ein Beschäftigungsmotor. Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen ist aber nach wie vor eklatant – auch bei der Diakonie, was für die Personalabteilung eine echte Herausforderung ist. Mit einem professionellen Bewerbermanagement wollte die Diakonie Rhein-Kreis Neuss e. V. ihre Abläufe optimieren und die Entscheidungsprozesse im Bewerbungsverfahren verkürzen.

Bevor die Entscheidung fiel, das Verfahren mittels eines zentralen Bewerbermanagements zu zentralisieren, war der Träger im Bewerbungsverfahren analog unterwegs. Die Ausschreibungen in den diversen Stellenbörsen erfolgten manuell, da jedes Portal ein anderes Textformat vorschrieb. Bewerbungsmappen kamen dezentral und häufig noch in Papierform direkt in den verschiedenen Häusern an. Transparenz und die Möglichkeit zur schnellen Nachverfolgung der Abläufe waren nur mit sehr hohem Aufwand zu realisieren und Bewerbende mussten zuweilen längere Wartezeiten in Kauf nehmen.

Die Flexibilität der MHMeRECRUITING Software, ihre hohe Integrationsfähigkeit in vorhandene Umgebungen sowie die einfache Bedienung konnten die Entscheidungsträger sowie die vorgesehenen Anwender überzeugen. Innerhalb weniger Wochen ging die Implementierung Schritt für Schritt und im engen Schulterschluss mit den Mitarbeitenden der Diakonie über die Bühne.

Nach fünf Monaten war das System mit allen notwendigen Schnittstellen eingerichtet, lief ohne Probleme und konnte in den Produktivbetrieb gehen. In den ersten sechs Monaten nach der Einführung konnten schon über 600 Bewerbungseingänge über MHMeRECRUITING verzeichnet werden. Die aufwendige analoge Dokumentenpflege beim Bewerbermanagement, die den Arbeitsalltag bei der Diakonie bis dato beherrscht hatte, war damit endgültig Geschichte.

Die Verwaltungszentrale der Habila befindet sich in Tübingen, die einzelnen Standorte agieren aber weitgehend autonom. Eine Analyse der Personalgewinnung ergab 2017, dass es große Unterschiede gab, wie die Standorte ihr Bewerberverfahren durchführten: Während die einen noch Eingangsbestätigungen per Post verschickten, hatten andere bereits einen digitalen Workflow. Schnell war klar, dass Optimierungsbedarf bestand.

Da zudem die DSGVO umgesetzt werden musste, sollte ein einheitliches, standortübergreifendes Bewerbermanagement-System eingeführt werden. Zudem wünschte sich die Habila ein System, mit dem sich neben dem Bewerbermanagement auch die verschiedenen dezentralen Unternehmensauftritte unter der neuen Marke vereinheitlichen ließen. Nachdem auch die fünf verschiedenen Betriebsratsgremien der Habila von MHMeRECRUITING überzeugt waren, unterstützten diese die Einführung des neuen Systems.

Für den neuen Markenauftritt hat die Habila neue, auf verschiedene Bewerbergruppen abgestimmte Stellenangebote designt. Die Anzeigenschaltung ist direkt mit dem Bewerbungsprozess im System gekoppelt. Dabei ermöglicht es die Multiposting-Funktion, eine Ausschreibung automatisch auf verschiedenen Kanälen zu platzieren. Liegt bei einem Bewerber offensichtlich eine Schwerbehinderung vor, wird die örtliche Schwerbehindertenvertretung in den kompletten Auswahlprozess eingebunden.

Unterlagen von qualifizierten Bewerbern, die für die ausgeschriebene Stelle keine Zusage erhalten, kann die Habila nach deren Einverständnis im Talentpool speichern. Insgesamt ist das Bewerberverfahren jetzt an allen Standorten einheitlich, schneller und einfacher geworden. Unterlagen müssen nicht mehr per Post verschickt werden und Bewerber erhalten zeitnah Rückmeldung. Zudem sind interne Verantwortlichkeiten und Abläufe klar geregelt. Jeder der Beteiligten sieht im System jederzeit, in welchem Status sich eine Bewerbung befindet.

Gerade im sozialen Bereich kommt es auf die Menschen an. Denn es sind die Mitarbeiter:innen, die wesentlich zur Versorgungsqualität der ihnen anvertrauten Menschen beitragen. Entsprechend ist das Unternehmen stets auf der Suche nach neuen Teammitgliedern. Durchschnittlich werden in allen Tätigkeitsfeldern etwa 160 Stellen zur gleichen Zeit ausgeschrieben.

Das Spektrum umfasst Arbeitsplätze in der Pflege ebenso wie in der Hauswirtschaft oder der Verwaltung. Um die Bewerbungsabläufe zu straffen und transparenter zu gestalten und so dem anhaltenden Fachkräftemangel zu begegnen, wünschte sich der karitative Träger ein zeitgemäßes Bewerbermanagement-System.

Die Implementierung von MHMeRECRUITING erfolgte zunächst nur in einer Pilotregion. Schritt für Schritt wurden weitere Regionen integriert. Parallel zur technischen Implementierung schulte MHM HR die Mitarbeiter:innen aus dem Personalwesen vor Ort, inklusive zusätzlicher Schulungsvideos. Für alle Prozesse hat der soziale Träger in der Software von MHM HR Vorlagen erstellt, die für die Personalbeschaffung relevant sind. Der gesamte Kommunikationsablauf wurde dadurch transparenter und die Zusammenarbeit mit den einzelnen Regionen optimiert.

Heute arbeiten rund 180 Mitarbeiter:innen in allen sieben Regionen des Unternehmens mit MHMeRECRUITING. Dabei hat sich das System auch bei der zunehmenden Anzahl an internationalen Bewerbungen als hilfreich erwiesen. Immer mehr Bewerber:innen kommen etwa aus dem nordafrikanischen Raum. Die Recruiting- Software von MHM HR ist für den Integrationsbeauftragten bei Vinzenz von Paul gGmbH daher eine wichtige Unterstützung, um die Vielzahl der Bewerbungen systematisch zu erfassen und auszuwerten.