Die Verwaltungszentrale der Habila befindet sich in Tübingen, die einzelnen Standorte agieren aber weitgehend autonom. Eine Analyse der Personalgewinnung ergab 2017, dass es große Unterschiede gab, wie die Standorte ihr Bewerberverfahren durchführten: Während die einen noch Eingangsbestätigungen per Post verschickten, hatten andere bereits einen digitalen Workflow. Schnell war klar, dass Optimierungsbedarf bestand.

Da zudem die DSGVO umgesetzt werden musste, sollte ein einheitliches, standortübergreifendes Bewerbermanagement-System eingeführt werden. Zudem wünschte sich die Habila ein System, mit dem sich neben dem Bewerbermanagement auch die verschiedenen dezentralen Unternehmensauftritte unter der neuen Marke vereinheitlichen ließen. Nachdem auch die fünf verschiedenen Betriebsratsgremien der Habila von MHMeRECRUITING überzeugt waren, unterstützten diese die Einführung des neuen Systems.

Für den neuen Markenauftritt hat die Habila neue, auf verschiedene Bewerbergruppen abgestimmte Stellenangebote designt. Die Anzeigenschaltung ist direkt mit dem Bewerbungsprozess im System gekoppelt. Dabei ermöglicht es die Multiposting-Funktion, eine Ausschreibung automatisch auf verschiedenen Kanälen zu platzieren. Liegt bei einem Bewerber offensichtlich eine Schwerbehinderung vor, wird die örtliche Schwerbehindertenvertretung in den kompletten Auswahlprozess eingebunden.

Unterlagen von qualifizierten Bewerbern, die für die ausgeschriebene Stelle keine Zusage erhalten, kann die Habila nach deren Einverständnis im Talentpool speichern. Insgesamt ist das Bewerberverfahren jetzt an allen Standorten einheitlich, schneller und einfacher geworden. Unterlagen müssen nicht mehr per Post verschickt werden und Bewerber erhalten zeitnah Rückmeldung. Zudem sind interne Verantwortlichkeiten und Abläufe klar geregelt. Jeder der Beteiligten sieht im System jederzeit, in welchem Status sich eine Bewerbung befindet.