Die mehr als 100 Einrichtungen der Frankfurter Caritas sind über das gesamte Stadtgebiet und das Umland verteilt.Es fehlte ein Überblick über die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen, deren Qualität und über welche Kanäle die Bewerbenden von der offenen Position erfahren haben. Um eine Stellenausschreibung zu löschen oder zu verlängern, musste HR explizit in den jeweiligen Einrichtungen nachfragen – ein personal- und zeitintensives Verfahren.

Alle Abläufe sollten künftig im Bewerbungsprozess in einem zentralen System abgebildet und nachvollziehbar dokumentiert werden, auch wenn die Bewerbungsgespräche sowie die Entscheidung über eine Einstellung von Kandidaten in den jeweiligen Einrichtungen erfolgen nach ausführlichen Gesprächen und Testphasen fiel die Wahl auf MHMeRECRUITING – ein System, das bei vielen anderen Caritas-Verbänden bereits seit Jahren erfolgreich im Einsatz ist.

Gemeinsam mit MHM HR legte die Caritas fest, welche Prozesse aufgesetzt und für den Praxiseinsatz konfiguriert werden sollten. Priorität hatte das Thema „Interviews“. Neben mehr Prozesstransparenz sollten wichtige Kennzahlen erfasst werden: Wie viele Bewerbungen gab es etwa auf eine Ausschreibung und wie war deren Qualität? Wie viele Gespräche wurden geführt und wie viele Einstellungen resultierten daraus?

Darüber hinaus sollten der Aufbau und das Wording der Ausschreibungen mit strukturierten Vorlagen und Textbausteinen vereinheitlicht werden. Um die Verantwortlichen mit MHMeRECRUITING vertraut zu machen, setzte die Caritas Frankfurt detaillierte Manuals sowie kurze Video-Tutorials zum Umgang mit den einzelnen Arbeitsschritten des Bewerbermanagement-Systems auf. Gemeinsam mit MHM HR wurden zudem digital via MS Teams verschiedene Schulungstermine angeboten.