KDG & DSG-EKD im RecruitingDatenschutz im kirchlichen Bewerbungsprozess

Wer in einer diakonischen oder katholischen Einrichtung Personal gewinnt, arbeitet nicht unmittelbar unter der DSGVO. Für Diakonie und evangelische Landeskirchen gilt das DSG-EKD, für Caritas und katholische Träger das KDG, das Gesetz über den kirchlichen Datenschutz. Beide Regelwerke wurden innerhalb von zehn Monaten überarbeitet: das DSG-EKD mit Wirkung zum 1. Mai 2025, das KDG zum 1. März 2026. Für den kirchlichen Datenschutz im Bewerbungsverfahren heißt das konkret: Rechtsgrundlagen, Einwilligungsformen, Verträge mit Software-Dienstleistern und Löschkonzepte gehören auf den Prüfstand. Dieser Beitrag ordnet ein, was für Bewerberdaten in Kirche, Diakonie und Caritas gilt – und worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Bewerbermanagement-System einsetzen oder auswählen.

Warum Datenschutz im kirchlichen Recruiting anders funktioniert

Kirchliches Selbstbestimmungsrecht nach Art. 91 DSGVO

Die Sonderstellung der Kirchen ist verfassungsrechtlich hergeleitet: Art. 140 GG in Verbindung mit Art. 137 Abs. 3 WRV garantiert den Religionsgemeinschaften, ihre Angelegenheiten selbstständig zu ordnen. Art. 91 DSGVO erlaubt Kirchen, die schon vor Geltung der DSGVO eigene Datenschutzregeln hatten, diese weiter anzuwenden – unter der Bedingung, dass sie mit der DSGVO in Einklang gebracht werden. Aus dieser Bedingung folgt der Anpassungsdruck, der beide Novellen ausgelöst hat.

Praktisch relevant ist außerdem: Kirchliche Arbeitgeber unterstehen nicht den staatlichen Landesdatenschutzbehörden, sondern eigenen Aufsichten – katholisch den Diözesandatenschutzbeauftragten der regionalen Datenschutzzentren, evangelisch dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD und den regionalen Stellen. Rechtsschutz läuft über kirchliche Datenschutzgerichte.

KDG vs. DSG-EKD vs. DSGVO – wer gilt wofür?

Die Zuordnung folgt der Trägerschaft, nicht der Tätigkeit. Ein Krankenhaus in katholischer Trägerschaft fällt unter das KDG, eine diakonische Pflegeeinrichtung unter das DSG-EKD, ein kommunales Pendant unter DSGVO und BDSG – bei identischer Aufgabe.

 KDGDSG-EKDDSGVO / BDSG
Gilt fürDiözesen, Pfarreien, Caritas, kirchliche Kliniken, Kitas, SchulenEKD, Landeskirchen, Diakonie und deren EinrichtungenAlle übrigen Arbeitgeber, auch kommunale
Bewerbung§ 53 Abs. 1 KDG§ 49 Abs. 1 DSG-EKDArt. 6, 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG
AufsichtDiözesandatenschutz­beauftragteBfD EKD und regionale StellenLandesdatenschutz­behörden
Fassung seit1. März 20261. Mai 2025laufend

Eine Grundregel gilt in allen drei Systemen: ohne Rechtsgrundlage keine Verarbeitung. Wie sich das in die übrigen Anforderungen einfügt, beschreibt unser Überblick zur Personalbeschaffung.

Die Rechtsgrundlagen für Bewerberdaten

§ 53 KDG – Beschäftigtendatenschutz katholisch

§ 53 Abs. 1 KDG erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, soweit sie für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Das Bewerbungsverfahren ist damit ausdrücklich erfasst; Bewerber:innen gelten als Beschäftigte im Sinne des Gesetzes.

Zwei Besonderheiten unterscheiden die Norm vom staatlichen Vorbild. Sie nennt ausdrücklich Daten über Religionszugehörigkeit, religiöse Überzeugung und die Erfüllung von Loyalitätsobliegenheiten. Und sie gilt auch, wenn Daten weder automatisiert noch in einer Datei verarbeitet werden: Die handschriftliche Notiz aus dem Vorstellungsgespräch fällt genauso darunter wie der Datensatz im System. Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretung nach MAVO bleiben unberührt.

Erforderlichkeit ist keine Formalie
Dass § 53 KDG die Abfrage der Religionszugehörigkeit zulässt, heißt nicht, dass sie in jedem Verfahren zulässig ist. Maßstab bleibt die Erforderlichkeit für die konkrete Stelle: Nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht muss die Konfession eine wesentliche und gerechtfertigte berufliche Anforderung der Tätigkeit sein. Für viele Funktionen in Verwaltung, Pflege oder Technik lässt sich das nicht begründen – dann gehört die Abfrage auch nicht ins Formular.

§ 49 DSG-EKD – Beschäftigtendatenschutz evangelisch

Auf evangelischer Seite übernimmt § 49 Abs. 1 DSG-EKD dieselbe Funktion: Rechtsgrundlage ist die Erforderlichkeit für die Begründung eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses. Beide kirchlichen Normen sind an § 26 BDSG angelehnt, weichen aber im Detail voneinander ab. Teilen Bewerber:innen Angaben zu einer Schwerbehinderung mit, kommt zusätzlich § 13 Abs. 2 DSG-EKD in Betracht – solche Angaben dürfen etwa für eine barrierefreie Gestaltung des Gesprächs genutzt werden, nicht aber in die fachliche Bewertung einfließen.

Einwilligung, berechtigtes Interesse & Vertragsanbahnung im Vergleich

Die drei Grundlagen werden in der Praxis häufig verwechselt. Die Abgrenzung ist einfacher, als sie wirkt:

  • Erforderlichkeit für das Verfahren (§ 53 KDG, § 49 DSG-EKD) trägt alles, was zur Prüfung von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nötig ist – Unterlagen, Gesprächsnotizen, Korrespondenz.
  • Einwilligung (§ 8 KDG, § 11 DSG-EKD) ist nötig für alles darüber hinaus, vor allem für Talentpools und die Weitergabe an andere Einrichtungen. Sie muss freiwillig, spezifisch und widerrufbar sein – und Freiwilligkeit ist im Beschäftigungskontext heikel.
  • Berechtigtes Interesse (§ 6 KDG, § 6 DSG-EKD) trägt Randbereiche wie die Abwehr geltend gemachter Rechtsansprüche. Es verlangt eine dokumentierte Abwägung, und Betroffene können widersprechen.

Welche dieser Anforderungen ein System technisch abbilden muss, zeigt die Produktseite zu MHMeRECRUITING.

Was sich durch die Novellen 2025/2026 geändert hat

DSG-EKD seit 1. Mai 2025: „kirchliches Interesse“ wird „berechtigtes Interesse“

Die wichtigste Änderung für das Recruiting: Die kirchenspezifische Rechtsgrundlage des „kirchlichen Interesses“ ist entfallen. An ihre Stelle tritt das berechtigte Interesse in enger Anlehnung an Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Unterschied ist kein sprachlicher – neu sind die Pflicht zur dokumentierten Interessenabwägung und das Widerspruchsrecht der Betroffenen. Drei weitere Punkte wirken direkt in Personalabteilungen hinein:

  • Auftragsverarbeitungsverträge genügen der Textform (§ 30 Abs. 3 DSG-EKD). Die früher verlangte Unterwerfung nichtkirchlicher Dienstleister unter die kirchliche Aufsicht ist ersatzlos entfallen – Verträge mit säkularen Anbietern werden dadurch deutlich einfacher.
  • Informationspflichten greifen bereits bei der Erhebung. Der Datenschutzhinweis muss also im Bewerbungsformular stehen, nicht in der Eingangsbestätigung.
  • Die Schwelle für die Bestellung örtlich Beauftragter ist von 10 auf 20 Personen gestiegen.

Neu: § 25a DSG-EKD – automatisierte Entscheidungen & Profiling im Bewerberscreening

Mit § 25a DSG-EKD gibt es erstmals eine ausdrückliche Regelung für automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling. Betroffene haben dann zusätzliche Rechte, insbesondere auf Erwirken eines menschlichen Eingriffs und auf Darlegung des eigenen Standpunkts; die technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen das tatsächlich ermöglichen.

Für das Bewerbermanagement heißt das: Ein automatisiertes Vorsortieren, das faktisch über die Absage entscheidet, ist nicht ohne Weiteres zulässig. Ein Matching-Score, der eine Reihenfolge vorschlägt und von einer Person geprüft wird, ist etwas anderes – entscheidend ist, ob die menschliche Prüfung real stattfindet. Im katholischen Recht besteht mit § 24 KDG bereits seit 2018 eine entsprechende Norm.

KDG seit 1. März 2026: Angleichung an DSGVO, digitale Einwilligung, MFA

Die Reform fällt moderater aus als die evangelische: Die Struktur bleibt erhalten, die Paragraphen wurden im Beschäftigtenbereich nicht neu nummeriert. Praxisrelevant sind vier Punkte:

  • Digitale Einwilligung: § 8 KDG verzichtet auf das starre Schriftformerfordernis, maßgeblich ist die Nachweisbarkeit. Einwilligungen über Bewerbungsportale, protokollierte Checkboxen oder Bestätigungs-E-Mails sind damit rechtssicher möglich.
  • Auftragsverarbeitung: § 29 KDG ist eng an Art. 28 DSGVO angelehnt. Der Vertrag bedarf weiterhin der Schriftform; für deren Ersetzung durch elektronische Form oder Textform gelten die staatlichen Regelungen. Die frühere Beschränkung auf den EWR ist entfallen.
  • Mehr-Faktor-Authentifizierung: Die KDG-DVO sieht bereits ab Schutzniveau I vor, dass in sicherheitskritischen Bereichen und bei Zugriffen außerhalb gesicherter Netze insbesondere Mehr-Faktor-Verfahren einzusetzen sind. Für den Zugriff aufs Bewerbermanagement aus dem Homeoffice läuft das auf eine MFA-Pflicht hinaus.
  • Nachweise: Technische und organisatorische Maßnahmen sind mindestens alle zwei Jahre auf Wirksamkeit zu prüfen. Vorgelegte Zertifikate müssen sich an BSI-Veröffentlichungen oder einem vergleichbaren Standard orientieren; die KDG-DVO nennt ISO/IEC 27001 ausdrücklich.

Warum der letzte Punkt bei der Anbieterauswahl an Gewicht gewinnt, lesen Sie in unserem Beitrag dazu, warum die ISO/IEC 27001:2024-Zertifizierung jetzt wichtig ist.

Der Bewerbungsprozess Schritt für Schritt: Anforderungen je Phase

Stellenausschreibung & Bewerbungseingang

Die Informationspflicht greift im Moment der Erhebung. Der Datenschutzhinweis gehört deshalb sichtbar an das Formular – mit verantwortlicher Stelle, Kontakt der Datenschutzbeauftragten, Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängerkategorien einschließlich eingesetzter Auftragsverarbeiter, Speicherdauer und Betroffenenrechten. Zwei Fehler begegnen einem regelmäßig: Pflichtfelder, die für die Auswahl nicht erforderlich sind – Geburtsdatum, Familienstand, Foto –, und unverschlüsselte E-Mail-Bewerbungen an persönliche Postfächer. Ein gesichertes Portal ist der robustere Eingangskanal.

Auswahlverfahren, Interviews & interne Weitergabe

Intern gilt das Need-to-know-Prinzip: Zugriff erhält, wer am Verfahren beteiligt ist, nicht die ganze Abteilung. Ein Rollenkonzept, das Zugriffe auf die jeweilige Ausschreibung begrenzt und protokolliert, ist hier das wirksamste Mittel. Bewertungsbögen und Gesprächsnotizen sind Bewerberdaten, unterliegen dem Auskunftsrecht und sollten entsprechend sachlich formuliert sein. Die Weiterleitung an private E-Mail-Konten ist nach der novellierten KDG-DVO unzulässig.

Zusage, Absage und Datenlöschung

Mit dem Abschluss des Verfahrens entfällt der Zweck. Wer eine Zusage erhält, wechselt in die Personalakte; alle übrigen Datensätze sind zu löschen, sobald die Aufbewahrung nicht mehr begründbar ist. Löschen heißt dabei: in allen Kopien – einschließlich Postfächern, lokalen Ablagen, Ausdrucken und Exporten. Erfahrungsgemäß ist das der Punkt, an dem dezentral organisierte Träger die meisten Altlasten haben.

Wie ein Applicant Tracking System diese Phasen technisch abbildet, erklären wir separat.

Aufbewahrungs- und Löschfristen für Bewerberdaten

Regelfrist nach Verfahrensabschluss

Weder KDG noch DSG-EKD nennen eine feste Frist. Die übliche Frist von sechs Monaten nach Verfahrensabschluss leitet sich aus dem AGG ab: Ansprüche wegen Benachteiligung sind binnen zwei Monaten nach Zugang der Ablehnung geltend zu machen, die Klage ist innerhalb von drei Monaten danach zu erheben. Sechs Monate decken diesen Zeitraum mit Puffer ab und lassen sich gegenüber der Aufsicht begründen. Läuft ein konkretes Verfahren, darf bis zu dessen Abschluss aufbewahrt werden – ansonsten ist nach Fristablauf zu löschen, automatisiert und protokolliert.

Talentpools & Vorratsspeicherung mit Einwilligung

Eine längere Speicherung für künftige Vakanzen ist zulässig, aber nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung. Sie muss getrennt von der Bewerbung eingeholt werden, darf keine Voraussetzung für die Teilnahme sein und ist jederzeit widerrufbar. Bewährt hat sich eine befristete Einwilligung – etwa zwölf oder vierundzwanzig Monate – mit automatischer Löschung und der Option, vorher erneut zu fragen. Für Verbünde gilt zusätzlich: Eine Weitergabe an Schwestereinrichtungen ist vom Verfahrenszweck nicht gedeckt und braucht eine eigene Grundlage.

Wie ein bundesweit aufgestellter katholischer Träger das organisiert, zeigt der Anwenderbericht des Caritasverbandes (DiCV).

Auftrags­verarbeitung: Bewerber­management-Software rechtssicher einsetzen

Wann ist ein HR-Tool Auftrags­verarbeiter nach Kirchenrecht?

Sobald ein externer Anbieter Bewerberdaten weisungsgebunden im Auftrag verarbeitet – also bei jeder gehosteten Recruiting-Software –, liegt Auftragsverarbeitung vor. Maßgeblich sind § 29 KDG bzw. § 30 DSG-EKD. Drei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit: die Genehmigung weiterer Auftragsverarbeiter samt Informationspflicht bei Wechseln, die Unterstützung bei Betroffenenanfragen, und die Rückgabe oder Löschung aller Daten nach Vertragsende nach Wahl des Verantwortlichen. Bestimmt ein Dienstleister Zwecke und Mittel selbst, gilt er insoweit als Verantwortlicher.

Formunterschied zwischen beiden Regimen
Im DSG-EKD genügt für den AV-Vertrag seit der Novelle die Textform. Im KDG bleibt es beim Schriftformerfordernis, wobei sich die Ersetzung durch elektronische Form oder Textform nach den staatlichen Regelungen richtet. Wer Träger beider Konfessionen betreut, sollte die Vertragsvorlagen deshalb nicht pauschal vereinheitlichen.

Anforderungen an Cloud- und Kollaborationstools nach KDG-DVO

Die novellierte KDG-DVO regelt Cloud-Dienste erstmals eigenständig und definiert IT-Systeme so breit, dass moderne Kollaborationsplattformen eindeutig erfasst sind. Gefordert werden unter anderem eine Bewertung von Speicherort und Datenportabilität, eine dokumentierte Exit-Strategie für den Anbieterwechsel sowie Verschlüsselung nach dem Stand der Technik. Neu ist die Vorgabe, dem Grundsatz der Datenminimierung bereits bei der Auswahl von Softwarelösungen Rechnung zu tragen – Datenschutz wird damit zum Beschaffungskriterium.

Worauf bei der Auswahl einer Recruiting-Software zu achten ist

  • Serverstandort und Rechenzentrumsbetrieb dokumentiert, mit klarer Aussage zu Subunternehmern.
  • Anerkannte Sicherheitszertifizierung, die sich an BSI-Veröffentlichungen oder ISO/IEC 27001 orientiert.
  • Feingranulares Rollenkonzept bis auf Ebene der einzelnen Ausschreibung, inklusive Protokollierung.
  • Automatisierte, konfigurierbare Löschfristen mit Löschprotokoll statt manuellem Papierkorb.
  • Getrennte Verwaltung von Talentpool-Einwilligungen mit Widerrufsfunktion und Nachweis.
  • Vollständiger Datenexport pro Person, um Auskunftsersuchen beantworten zu können.
  • Bei KI-gestützten Funktionen: Transparenz über die verarbeiteten Daten und ein dokumentierter menschlicher Entscheidungsvorbehalt.

Diakonie vs. Caritas: Unterschiede im Recruiting-Datenschutz

Evangelische Träger unter DSG-EKD

Diakonische Einrichtungen profitieren von der entfallenen Unterwerfungsklausel und der Textform für AV-Verträge – die Zusammenarbeit mit säkularen Software-Anbietern ist spürbar einfacher geworden. Im Gegenzug ist der Dokumentationsaufwand gestiegen: Jede Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses verlangt eine nachvollziehbare Abwägung, und die Verarbeitungsverzeichnisse mussten angepasst werden.

Katholische Träger unter KDG

Für Caritas und katholische Einrichtungen hat die Novelle vor allem Rechtssicherheit im digitalen Alltag gebracht. Der Wegfall des Schriftformerfordernisses bei der Einwilligung legalisiert eine Praxis, die vorher über eine Ausnahmeregel konstruiert werden musste. Die eigentliche Arbeit liegt in der KDG-DVO: Die Anforderungen an Cloud-Nutzung, Authentifizierung und Nachweisführung sind konkreter geworden und betreffen unmittelbar die IT-Ausstattung des Recruitings.

Welche Anforderungen darüber hinaus gelten, haben wir für soziale Organisationen zusammengestellt.

Bußgelder, Aufsicht und Prüfpraxis

Bußgeldrahmen im Vergleich zur DSGVO

Beide Novellen haben die Sanktionen angehoben – die Systematik unterscheidet sich aber deutlich:

 RahmenEinschränkung
DSG-EKD (§ 45)bis 6 Mio. EURNur gegen kirchliche Stellen, die als Unternehmen am Wettbewerb teilnehmen
KDG (§ 51)bis 1 Mio. EUR; für kirchliche Unternehmen im Wettbewerb bis 4 % des Jahresumsatzes, maximal 3 Mio. EURKeine Geldbußen gegen öffentlich-rechtlich verfasste kirchliche Stellen, soweit sie nicht am Wettbewerb teilnehmen
DSGVO (Art. 83)bis 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweiten JahresumsatzesÖffentliche Stellen nach nationalem Recht weitgehend ausgenommen

Für kirchliche Kliniken, Pflege- und Bildungsträger, die als Unternehmen am Markt auftreten, ist der Bußgeldrahmen damit erstmals eine relevante Größe. Hinzu kommen Schadenersatzansprüche Betroffener, die davon unabhängig bestehen und in Bewerbungsverfahren regelmäßig aus verspäteten oder unvollständigen Auskünften entstehen.

Woran sich Prüfungen künftig orientieren

Die Novellen geben die Prüfmaßstäbe selbst vor. Absehbar im Fokus stehen die Dokumentation von Interessenabwägungen, die Nachweisführung bei digital erteilten Einwilligungen, automatisierte Löschfristen, der Nachweis technischer und organisatorischer Maßnahmen samt Zwei-Jahres-Prüfung sowie die Verträge mit Cloud-Dienstleistern.

Praxisbeispiel: Kirchlicher Träger mit rechtssicherem Bewerber­management

So sieht ein KDG-konformes Verfahren bei einem katholischen Träger mit mehreren Einrichtungen typischerweise aus: Bewerbungen laufen ausschließlich über ein zentrales Portal ein, nicht über persönliche Postfächer. Der Datenschutzhinweis mit Nennung von § 53 KDG steht im Formular, die Talentpool-Einwilligung wird als separate, protokollierte Checkbox erhoben. Zugriffsrechte sind pro Einrichtung und Ausschreibung vergeben, Remote-Zugriffe sind per Mehr-Faktor-Authentifizierung abgesichert. Löschfristen laufen automatisiert – sechs Monate nach Verfahrensabschluss, vierundzwanzig Monate für Talentpool-Profile. Auskunftsersuchen lassen sich per Volldatenexport beantworten. Ein konkretes Beispiel finden Sie im Anwenderbericht der CBT.

Checkliste: Datenschutz­konformes Bewerber­management in kirchlichen Einrichtungen

☐  Rechtsgrundlage benannt: § 53 KDG bzw. § 49 DSG-EKD in den Datenschutzhinweisen.

☐  Datenschutzhinweis im Bewerbungsformular hinterlegt, nicht erst in der Eingangsbestätigung.

☐  Pflichtfelder auf das Erforderliche reduziert; Konfessionsabfrage nur bei belegbarer beruflicher Anforderung.

☐  Bewerbungseingang über ein gesichertes Portal statt über persönliche E-Mail-Postfächer.

☐  Rollenkonzept bis auf Ebene der einzelnen Ausschreibung, mit Protokollierung.

☐  Löschfristen automatisiert: Regelfrist sechs Monate nach Verfahrensabschluss, mit Protokoll.

☐  Talentpool-Einwilligung separat, befristet, widerrufbar und nachweisbar dokumentiert.

☐  AV-Vertrag aktuell, Formerfordernis je nach Regime geprüft, Subunternehmerliste vorhanden.

☐  Mehr-Faktor-Authentifizierung für Zugriffe außerhalb gesicherter Netze eingerichtet.

☐  Bei automatisierter Vorauswahl: menschlicher Entscheidungsvorbehalt dokumentiert.

☐  Verarbeitungsverzeichnis und Interessenabwägungen auf die novellierten Grundlagen aktualisiert.

☐  Technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert und alle zwei Jahre überprüft.

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FAQ – Häufige gestellte Fragen 

Gilt die DSGVO auch für kirchliche Arbeitgeber im Recruiting?
Wie lange dürfen wir Bewerbungsunterlagen nach einer Absage aufbewahren?
Was ändert sich durch die KDG-Novelle 2026 konkret für unsere Personalabteilung?
Brauchen wir einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag für unsere Bewerbermanagement-Software?
Dürfen wir KI-gestützte Vorauswahl-Tools im Bewerbungsprozess einsetzen?

Fazit: Was kirchliche Arbeitgeber jetzt tun sollten

Der kirchliche Datenschutz im Recruiting ist nach den Novellen von KDG und DSG-EKD näher an die DSGVO gerückt, ohne mit ihr identisch zu sein. Die Unterschiede liegen weniger im Schutzniveau als in Zuständigkeiten, Formerfordernissen und Nachweispflichten – und genau dort entstehen in der Praxis die Fehler.

Drei Schritte lohnen sich kurzfristig: die Datenschutzhinweise für Bewerbungsverfahren auf die aktuellen Rechtsgrundlagen prüfen, die Verträge mit Software-Dienstleistern auf die neuen Formerfordernisse und Cloud-Anforderungen abgleichen, und die Löschfristen von einer Absichtserklärung in einen automatisierten Prozess überführen.

Ein Bewerbermanagement-System nimmt Ihnen die rechtliche Bewertung nicht ab – es entscheidet aber darüber, ob sich Ihre Vorgaben technisch durchsetzen lassen. MHMeRECRUITING ist als spezialisierte Recruiting-Software auf diese Anforderungen ausgelegt. Gerne zeigen wir Ihnen in einer unverbindlichen Demo, wie sich Rollenkonzepte, Einwilligungen und Löschfristen in Ihrer Trägerstruktur abbilden lassen.