Entgelt­transparenz­pflicht 2026Was Recruiting-Teams jetzt wissen und tun müssen

Was steckt hinter der EU-Entgelttransparenzrichtlinie?

Die EU-Richtlinie 2023/970 trat am 6. Juni 2023 in Kraft und verfolgt ein klares Ziel: gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit. Bis zum 7. Juni 2026 müssen alle EU-Mitgliedstaaten – darunter Deutschland – die Vorgaben in nationales Recht überführen.

Das bedeutet: Die Spielregeln im E-Recruiting, in der Entgeltkommunikation und in der internen Gehaltsstruktur ändern sich grundlegend. Und das nicht nur für Großkonzerne.

Die wichtigsten Pflichten im Überblick

1. Gehaltstransparenz im Bewerbungsprozess – spätestens vor dem Vorstellungsgespräch

Ab Juni 2026 müssen Bewerber:innen spätestens vor dem ersten Vorstellungsgespräch über das Einstiegsgehalt oder eine Gehaltsspanne informiert werden. Artikel 5 der Richtlinie schreibt dabei nicht vor, dass diese Angabe zwingend in der Stellenanzeige selbst erfolgen muss – sie kann auch auf anderem Weg bereitgestellt werden, z. B. in der Gesprächseinladung oder in einem vorbereitenden Telefonat.

Was das für Ihr Recruiting bedeutet:

• Die Gehaltsinfo muss vor dem ersten Gespräch vorliegen – ob in der Anzeige, der Einladung oder per Telefon liegt (noch) im Ermessen des Arbeitgebers
• Empfehlung: Gehaltsspanne bereits in der Stellenanzeige nennen – das erhöht nachweislich Qualität und Passgenauigkeit der Bewerbungen
• Empfehlung: Spanne von ca. 20–30 % zwischen Minimum und Maximum, basierend auf einem internen Stellenbewertungssystem
• Fragen nach dem bisherigen Gehalt der Bewerbenden sind ausdrücklich verboten

2. Auskunftsrecht für Mitarbeitende

Jede:r Beschäftigte kann künftig auf eigene Anfrage Auskunft über das eigene Gehalt und den Durchschnitt vergleichbarer Kolleg:innen (geschlechterdifferenziert) verlangen. Die Auskunft selbst erfolgt nicht proaktiv, sondern nur auf Anfrage. Was Arbeitgeber aktiv leisten müssen:

• Einmal jährlich alle Mitarbeitenden aktiv über ihr Auskunftsrecht und das Antragsverfahren informieren (Art. 7 Abs. 3 der Richtlinie)
• Eingehende Auskunftsanfragen innerhalb von zwei Monaten schriftlich beantworten
• Interne Prozesse für die Bearbeitung von Auskunftsersuchen definieren, dokumentieren und datenschutzkonform gestalten

3. Berichtspflicht zum Gender Pay Gap

Je nach Unternehmensgröße gelten unterschiedliche Berichtspflichten:

Wichtig: Der erste Bericht für Unternehmen ab 150 Mitarbeitenden ist bis zum 7. Juni 2027 fällig – und muss die Daten aus dem Jahr 2026 abdecken. Die Erfassung der relevanten Vergütungsdaten muss daher bereits jetzt beginnen.

Liegt der Gender Pay Gap bei mehr als 5 % und lässt er sich nicht objektiv begründen, sind innerhalb von sechs Monaten Korrekturmaßnahmen verpflichtend.

4. Objektive und geschlechtsneutrale Vergütungskriterien

Arbeitgeber müssen offenlegen, nach welchen Kriterien Gehälter festgelegt und weiterentwickelt werden. Das Ende der Ära „individuell ausgehandelter“ Gehälter ohne dokumentierte Grundlage. Relevante Kriterien sind u. a.: Qualifikation, Berufserfahrung, Verantwortungsumfang, Arbeitsbedingungen und Leistung.

Was bedeutet das konkret für Ihr Recruiting?

Die Entgelttransparenzpflicht ist kein rein rechtliches Thema – sie verändert den gesamten Candidate Journey und damit die Arbeit von Recruiting-Teams:

Stellenanzeigen werden vergleichbarer. Wenn alle Unternehmen Gehaltsspannen veröffentlichen, entscheiden Kandidat:innen noch direkter, ob eine Stelle attraktiv ist oder nicht. Unklare oder fehlende Angaben werden zum Bewerbungskiller.

Gehaltsverhandlungen verlagern sich nach vorne. Statt am Ende des Prozesses klären Bewerber:innen Gehaltsfragen früher – das spart Zeit für beide Seiten und erhöht die Qualität der Gespräche.

Employer Branding wird messbarer. Wer faire und wettbewerbsfähige Gehaltsspannen kommuniziert, gewinnt an Attraktivität. Wer niedrig ansetzt oder intransparent bleibt, verliert – sichtbar für alle.

In 5 Schritten zur Compliance: Der Fahrplan für HR-Teams

Schritt 1: Bestandsaufnahme der Vergütungsstrukturen

Erfassen Sie alle Entgeltbestandteile – Grundgehalt, Zulagen, Boni, Sachleistungen und Benefits (inkl. Dienstwagen, Jobticket etc.). Analysieren Sie den Gender Pay Gap pro Rolle und Abteilung.

Schritt 2: Stellenbewertungssystem aufbauen

Gruppieren Sie Positionen nach gleicher oder gleichwertiger Arbeit. Entwickeln Sie geschlechtsneutrale, objektiv nachvollziehbare Bewertungskriterien und definieren Sie Gehaltsbänder pro Funktionsstufe.

Schritt 3: Stellenanzeigen und Recruiting-Prozesse anpassen

• Gehaltsspannen in alle neuen Ausschreibungen integrieren
• Bestehende Templates und Jobprofile überarbeiten
• Bewerbungsgespräche: Verbotene Fragen (bisheriges Gehalt) aus Leitfäden streichen
• Recruiter und Hiring Manager schulen

Schritt 4: Interne Kommunikation und Prozesse definieren

• Prozess für Auskunftsersuchen aufsetzen
• Datenschutzrechtliche Prüfung sicherstellen
• Jährliche Pflichtinformation an Mitarbeitende planen

Schritt 5: Technische Basis schaffen

HR-Systeme müssen Gehaltsdaten verlässlich erfassen, analysieren und für Berichte aufbereiten können. Digitale Bewerbermanagement-Systeme spielen dabei eine zentrale Rolle: Sie ermöglichen die konsistente Hinterlegung von Gehaltsbändern je Stelle und unterstützen einen compliance-konformen Recruiting-Prozess von Anfang an.

Chance statt Pflicht: Warum Transparenz sich lohnt

Unternehmen, die Entgelttransparenz nicht als Bürde, sondern als strategische Chance verstehen, profitieren mehrfach:

• Schnellere Bewerbungsprozesse: Kandidat:innen mit passenden Gehaltsvorstellungen bewerben sich gezielter
• Höhere Qualität der Bewerbungen: Streuverluste sinken, wenn Erwartungen von Anfang an klar sind
• Stärkeres Employer Branding: Transparenz signalisiert Fairness – ein entscheidender Faktor für die Arbeitgeberattraktivität
• Rechtssicherheit: Wer jetzt vorbereitet ist, muss 2026 keine Nacharbeit unter Zeitdruck leisten

Fazit: Jetzt handeln, nicht abwarten

Das deutsche Umsetzungsgesetz ist Stand Mai 2026 noch nicht final verabschiedet – die EU-Frist gilt trotzdem. Wer die Zeit bis Juni 2026 nutzt, um Gehaltsstrukturen zu analysieren, Stellenanzeigen anzupassen und interne Prozesse aufzusetzen, schafft Rechtssicherheit und einen spürbaren Wettbewerbsvorteil im Recruiting.