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Case Study: Pneuhage Reifendienste

Webbasiertes Bewerbermanagementsystem spart Zeit und Kosten


Der Kunde:
Mit der inzwischen mehr als 50-jährigen Erfahrung ist die Unternehmensgruppe Pneuhage mit dem Stammsitz in Karlsruhe eines der führenden Reifenhandelsunternehmen in Deutschland. Das unabhängige Familienunternehmen baut seine Marktstellung durch kundenorientierten Service und professionelle Mitarbeiter weiter aus. Mit über 90 eigenen Servicestationen verfügt Pneuhage über ein dichtes Service- und Filialnetz in Deutschland. So können die Niederlassungen direkt vor Ort schnell auf regionale Besonderheiten und vor allem auf kundenindividuelle Bedürfnisse reagieren.


Um die personalwirtschaftliche Betreuung der Mitarbeiter kümmert sich die zentrale Personalabteilung in der Karlsruher Firmenzentrale. Jeder Mitarbeiter erhält bei Pneuhage die Möglichkeit, durch seine individuelle Persönlichkeit, Eigeninitiative und Kreativität Einfluss auf die hervorragende Qualität und damit den Unternehmenserfolg zu nehmen. Sowohl die traditionell hohe Ausbildungsquote (über 8 %) als auch fachspezifische Weiterbildungen werden bei Pneuhage als eine Investition in die Zukunft gesehen - in die Mitarbeiter, zum Wohle des Unternehmens.


Dieser bekannte Ruf der Unternehmensgruppe trägt dazu bei, dass in der Personalabteilung jährlich weit mehr als 4.000 Bewerbungen eingehen (davon mehr als 3.000 Bewerbungen für Ausbildungsplätze), die bearbeitet werden müssen. Ein solches, jährlich wachsendes Volumen kann nur durch motivierte Mitarbeiter und eine effiziente Prozessorganisation bewältigt werden, die durch ein modernes EDV-System unterstützt werden. Daher standen folgende Ziele im Vordergrund, als man bei Pneuhage die Entscheidung traf, ein webbasierendes Bewerbermanagementsystem einzuführen:

 

  • Vereinfachung des Bewerbungsaufwands für Bewerber
  • Verringerung des internen zeitlichen Bearbeitungsaufwands
  • Beschleunigung der Durchlaufzeit von Bewerberunterlagen
  • Reduzierung der Kosten für Unterlagenversand
  • Standardisierung der Bewerbungsinformationen

 

Nachdem die Anforderungen an ein solches System definiert waren, wurden im Rahmen des Auswahlverfahrens intensive Gespräche mit 7 möglichen Systemlieferanten geführt und entsprechende Angebote eingeholt. Dabei konnte das MHM-Recruitingsystem aufgrund seines Funktionsumfangs und seiner Benutzeroberfläche alle an der Produktauswahl Beteiligten bei Pneuhage einstimmig überzeugen. Und, was gerade im kostenbewussten mittelständischen Handel von hoher Bedeutung ist: Auch bei den Kosten für Hardware, Software und Dienstleistung hob sich die Lösung von MHM von den anderen Alternativen ab.


Das Recruiting-System von MHM konnte zudem problemlos in die vorhandene IT-Infrastruktur von Pneuhage integriert werden. Durch die Möglichkeit zum Einsatz in einer virtuellen Serverumgebung auf Linux- und MySQL-Basis, wurde die von Sicherheits- und Kostenbewusstsein geprägte IT-Strategie von Pneuhage ohne Einschränkungen unterstützt.

Funktionsweise des Recruiting-Systems:

Eingehende Bewerbungen werden automatisch der jeweiligen Stellenausschreibung zugeordnet. Je nach Berechtigung können Personalabteilung, Führungskraft oder weitere User die Bewerbung bewerten und durch Matchingfunktionen mit der Stellenausschreibung abgleichen. Das Profil des Bewerbers und das gewünschte Profil in der Stellenbeschreibung werden automatisch miteinander verglichen. Abweichungen werden als Statistik oder Grafik angezeigt. Passte ein Bewerber besser zu einer anderen Stelle, kann er dieser zugeordnet werden. Besonders interessante Bewerbungen für das Unternehmen werden in einem so genannten Talentepool gesammelt und können dort von Personalabteilung und Führungskräften angesehen werden. So geht kein High Potential verloren.


Die Rechte für die verschiedenen Benutzer des Systems können von einem Administrator definiert und vergeben werden. So kann je nach gewünschtem Workflow der Personaler mit dem Bewerber kommunizieren, die Führungskraft jedoch nur ein "hop" oder "top" aussprechen. Auch die Kommunikation mit den Bewerbern wird durch das System erleichtert. Es gibt Vorlagen für E-Mail oder Brief, die nur noch geringfügig angepasst werden müssen. Wird eine Nachricht per Post versendet, kann das System die angepasste Textvorlage per Knopfdruck als Word-Datei speichern und als fertigen Brief ausdrucken.


Ob eingeladen, abgesagt oder eingestellt wurde, lässt sich an den automatisch gespeicherten Aktivitäten zu jeder Bewerbung einsehen. So behält man immer den Überblick, wer wann wie mit dem Bewerber kommuniziert hat.

Der Bewerber hat auch die Möglichkeit, sich initiativ zu bewerben. Diese Bewerbungen werden ebenso über das System bearbeitet. Unter dem Button Initiativbewerbung kann der Bewerber alle relevanten Daten eingeben. Die Bewerbungen gehen ohne eine Zuordnung zu einer bestimmten Stelle ein und werden zuerst von der Personalabteilung geprüft und bearbeitet. So sind den Bewerbern alle Möglichkeiten gegeben, die sie auch mit der konventionellen Postbewerbung haben - nur komfortabler und schneller.


Alle Dokumente wie zum Beispiel Zeugnisse oder Fotos können den Bewerbungen beigefügt werden. Auch seitens der Personalabteilung oder der Führungskräfte können Dokumente, z. B. Arbeitsverträge, im System gespeichert und verwaltet werden.


In kurzer Zeit konnte, dank einer professionellen Projektunterstützung durch MHM, eine in nur geringem Umfang individuell an Pneuhage anzupassende Lösung konzipiert, entwickelt, getestet und produktiv implementiert werden. Damit ist die Unternehmensgruppe Pneuhage nicht nur im Hinblick auf eine kostensparende und effiziente Prozessgestaltung einen guten Schritt vorangekommen, sondern stellt sich mit dieser Möglichkeit auch den Bewerbern gegenüber als technisch und organisatorisch modernes Unternehmen dar.